Tuontityökalun ymmärtäminen

Olipa HubSpot sitten ensimmäinen CRM-järjestelmäsi tai siirryt toisesta järjestelmästä, tuonti auttaa sinua luomaan tietueita ja toimintoja sekä päivittämään tietokantaasi. Tuontitiedostot ovat tietotaulukoita, joita käytetään yrityksesi suhteiden ja prosessien järjestämiseen.

Jos olet uusi HubSpotissa ja haluat siirtää olemassa olevat CRM-tietosi HubSpotin CRM:ään, voit pyytää tietojen siirtoa HubSpotin Replatforming-tiimiltä.

Ennen kuin aloitat tuonnin, tutustu asiaankuuluviin HubSpotin ehtoihin ja ymmärrä tuontiprosessi.

Sanasto

• CRM-objekti: Yrityksessäsi olevan suhteen tai prosessin tyyppi, kuten yhteystiedot, yritykset, sopimukset ja liput. Tuonnissa objekti on tietokokonaisuuden tyyppi, jonka tuot HubSpotiin.

• Tietue: objektin yksittäinen instanssi (esim. "Tom Smith" on yhteystietue). Yksittäisen objektin tuontitiedostossa jokainen tiedostosi rivi edustaa yhtä objektitietuetta. Jos tuot useita objekteja yhdessä tiedostossa, jokainen rivi edustaa toisiinsa liittyviä tietueita.

• Aktiviteetti: toiminto, joka voidaan liittää tietueisiin, kuten yhteyshenkilölle lähetetty sähköposti tai tikettitietueeseen kirjattu huomautus. Tuontityökalun tukemia aktiviteetteja ovat puhelut, sähköpostit, kokoukset, muistiinpanot ja tehtävät.
• Ominaisuus: kenttä, joka on luotu tallentamaan tietoja tietueista ja toiminnoista. Tuonnissa ominaisuudet vastaavat tiedostosi sarakeotsikoita.

Seuraavassa esimerkissä tuotava objekti on yhteystiedot. Jokainen rivi edustaa yhteystietue, ja jokainen tietosarake edustaa yhteystiedon ominaisuutta(etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite).

Tuetut kohteet ja toiminnot

Seuraavassa on lueteltu tuontityypit, joita voit suorittaa, sekä kunkin tuetut kohteet ja toiminnot.

Yksittäisen objektin tai toiminnon tuonti

Voit tuoda luodaksesi ja/tai päivittääksesi yhden objektin tai toiminnon kerrallaan. Yksittäisen objektin tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tuotteita, tilauksia, ostoskoria ja mukautettuja objektitietueita.

• Voit luoda, mutta et päivittää tehtäviä.

Useiden kohteiden ja toimintojen tuonti

Voit tuoda luodaksesi, päivittääksesi ja/tai liittääksesi useita objekteja ja toimintoja kerralla. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/objekti ja toiminto kahdessa erillisessä tiedostossa.

Usean objektin tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tilauksia, ostoskoria ja mukautettuja objektitietueita.
• Voit luoda ja/tai päivittää rivikohteita, mutta ne on liitettävä kauppoihin.
• Voit luoda mutta et päivittää sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Sähköpostit, kokoukset ja muistiinpanot on liitettävä kohteeseen.

Muut tuontityypit

Voit myös käyttää muiden työkalujen tuontiprosessia tuontisivulta, mutta niissä noudatetaan eri vaiheita kuin objektien tai toimintojen tuonnissa.

• Opt-out-luettelon tuonti
• Mukautettujen tapahtumien tuonti
• Tietokokonaisuuksien tuonti

Tuontitiedostojen määrittäminen

Ennen kuin lataat tiedoston tuontityökaluun, on tärkeää määrittää tiedostot oikein, jotta tiedot lisätään tilillesi oikein. Seuraavissa osioissa on tärkeitä käsitteitä ja vaatimuksia tiedostojen määrittämiseksi oikein.

Esimerkkitiedostoja on tässä artikkelissa.

Vaatimukset

Tekniset rajoitukset ja yleiset vaatimukset löytyvät artikkelista Tuontitiedostojen määrittäminen.

Yksilölliset tunnisteet

Yksilöllinen tunniste on ominaisuusarvo, jota HubSpot käyttää tunnistamaan jokaisen tietueen ainutlaatuiseksi. Tuonnissa tarvitset yksilöllisen tunnisteen tietueiden päivittämiseen, päällekkäisten tietueiden luomisen välttämiseen (esim. kaksi tietuetta "Tom Smithille") ja tietueiden yhdistämiseen toisiinsa (esim. tuo "Tom Smith" ja yhdistä hänet hänen yritykseensä "Smith Inc.").

Tuonnin yhteydessä käytettävissä olevat yksilölliset tunnisteet ovat:

• Sähköposti: yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Tätä tarvitaan yhteystietoja tuotaessa päällekkäisyyksien välttämiseksi tai yhteystietojen yhdistämiseksi toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yhteystietojen sähköpostiosoitteita, käytä tietueen tunnusta olemassa olevien yhteystietueiden päivittämiseen ja yhdistämiseen.

• Yrityksen verkkotunnus: yrityksen verkkosivuston verkkotunnus (esim. example.com). Tätä tarvitaan tuotaessa yrityksiä päällekkäisyyksien välttämiseksi tai yritysten yhdistämiseksi toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yrityksen verkkotunnuksia, voit päivittää ja yhdistää olemassa olevia yritystietueita tietueen ID:n avulla.
• Record ID: HubSpotin jokaiselle tietueelle antama yksilöllinen ominaisuusarvo. Jos viet olemassa olevia tietueita HubSpotista, jokaisella tietueella on tietueen tunnus. Tämä on oletusarvoinen yksilöllinen tunniste sopimuksille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille, aktiviteeteille ja mukautetuille objekteille, mutta sitä voidaan käyttää myös yhteystietojen ja yritysten yksilöllisenä tunnisteena, jos sinulla ei ole sähköpostiosoitteita tai yrityksen verkkotunnuksia. Jos Record ID on mukana tuonnissa, se korvaa kaikki muut yksilölliset tunnisteet.
• Yksilöllisiä arvoja vaativa mukautettu ominaisuus: Jos olet luonut ominaisuuden, joka vaatii yksilöllisiä arvoja, voit käyttää ominaisuutta yksilöllisenä tunnisteena tuontitiedostoissa. Tätä tuetaan yhteystiedoille, yrityksille, tarjouksille, lippuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille ja mukautetuille objekteille.

Assosiaatiot

Voit tuoda myös tietueiden yhdistämistä toisiinsa. Jos tililläsi on Professional- tai Enterprise-tilaus, voit myös lisätä assosiointitunnisteita tietueiden välisen suhteen määrittämiseksi.

Lue lisää siitä, miten voit sisällyttää assosiaatioita oikein tuontitiedostoihin.

Sarakkeiden liittäminen ominaisuuksiin

Kun olet ladannut tiedostosi tuontityökaluun, tuontiprosessissa on vaihe, jossa sinua pyydetään sovittamaan tiedostosi sarakeotsikot HubSpotin ominaisuuksiin. Oikein yhdistäminen varmistaa, että tietosi menevät oikeaan paikkaan (eli oikeaan kohteeseen ja oikeaan ominaisuuteen), kun ne lisätään HubSpotiin.

Esimerkiksi yhteystietotiedostossa sarakkeen Etunimi (First Name ) kohdalla on yhteyshenkilön First Name (Etunimi ) -ominaisuus.

Jos tiedostoon liittyy useita objekteja, valitset kullekin sarakkeelle vastaavan objektin ja ominaisuuden.

Tuontivirheet

Jos tuonnissa on virheitä kartoitusprosessin aikana, voit hallita tiettyjä virheitä korjataksesi tiedot ennen niiden lisäämistä tilillesi. Jos tuonnin jälkeen ilmenee virheitä, voit tarkastella ja korjata virheitä ja lisätä tai päivittää virheelliset tiedot.

Muita tapoja päivittää tietoja HubSpotissa

• Voit ottaa yhteystietojen ja yritysten osalta käyttöön asetuksen, jolla yritykset luodaan ja yhdistetään yhteystietoihin automaattisesti yhteystiedon sähköpostialueen perusteella. Jos sinulla on yhteystietoja, joiden sähköpostiosoitteet poikkeavat yritysten sähköpostiosoitteista, tai jos tuot muita kohteita, noudata ohjeita tietueiden yhdistämiseksi tuonnin kautta.
• Jos sinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, opettele, miten yhdistät ja käytät HubSpot-tietojen synkronointia.