HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je webinarregistratie- en aanwezigheidsgegevens van Microsoft Teams webinars synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Gebruik deze informatie om je contacten in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de Full install-versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot-account. Als je de Limited install-optie hebt gekoppeld, verwijder dan de app en installeer de Full install-optie.

Om Microsoft Teams webinar informatie te synchroniseren met HubSpot marketing evenementen, volg de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

• Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren. Als je PowerShell al hebt geïnstalleerd, kun je deze stap overslaan.
• Open PowerShell op je systeem:
  • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.
• Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de Teams PowerShell-module nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om rechten toe te kennen aan een set gebruikers:

• Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Voer het volgende commando uit om machtigingen toe te kennen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om een gebruikers-ID te krijgen, klik je op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.
• Voer het volgende commando uit om alle bestaande gebruikers rechten te geven: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Voer het volgende commando uit om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinar-instellingen bekijken

Configureer de synchronisatie-instellingen voor webinars van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op de tab Webinars en vervolgens op de tab Globale instellingen.
• Schakel in de sectie Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinargegevens gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account.
• In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  
  • In het gedeelte Contactuitsluitingen kun je de domeinnaam van je bedrijf invoeren om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden aangemaakt.

Je kunt ook webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:

• Klik op het tabblad Algemene instellingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
• Klik onderaan de pagina in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker.
• In het rechterpaneel, in de sectie Webinarinstellingen:
  • Schakel het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.

• • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Persoonlijke instellingen voor Microsoft Teams beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op de tab Webinars en vervolgens op de tab Mijn instellingen.
• In dit gedeelte kun je alle webinars bekijken waarvan jij de organisator bent.
• Schakel de selectievakjes in de kolom Synchroniseren in naast de webinars die je wilt synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, beweeg je met de muis over de webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
• Om automatisch alle nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams te synchroniseren met HubSpot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.

Formulieren (legacy) gebruiken op HubSpot-pagina's voor webinarregistratie

Wanneer je een HubSpot formulier (legacy) toevoegt aan een HubSpot landingspagina of website pagina, kun je het formulier gebruiken om inschrijvingen voor je Microsoft Teams webinars te verzamelen. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een registratiegebeurtenis op de activiteitentijdlijn van de contactpersoon en worden de registratiegegevens toegevoegd aan de webinargegevens in Microsoft Teams.

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Een formulier maken. Dit is momenteel alleen beschikbaar voor HubSpot-formulieren (legacy).
• Stel uw formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mailadres hebben om registraties te kunnen accepteren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht maakt voor registratie, mislukt de webinarregistratie.

• Stel de formulieropties in en klik rechtsboven op Bijwerken om de updates van je formulier te publiceren.
• Voeg je formulier toe aan een HubSpot-pagina.
• Klik in de linker zijbalkeditor van de HubSpot pagina op het tabblad Inhoud.
• Navigeer naar het gedeelte Formulierautomatisering .
• Selecteer onder Webinarformulier Microsoft Teams en het webinar waarvoor het formulier registraties moet verzamelen.

• Klik onder in het linkerpaneel op Wijzigingen toepassen.
• Ga verder met het instellen van je HubSpot pagina.

Automatisch contactpersonen inschrijven voor Microsoft Teams webinars( alleenMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional en Enterprise )

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Voordat je de onderstaande stappen doorloopt, moet je ervoor zorgen dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de synchronisatie-instellingen voor webinars configureert.

• Maak een nieuwe workflow.
• Stel uw triggers voor contactregistratie in.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
• Blader in het linkerpaneel naar de sectie Geïntegreerde apps .
• Klik op het pijltje naast Microsoft Teams en selecteer Contact toevoegen aan Microsoft Teams webinar.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Webinar en selecteer het webinar.

De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de contactpersoon worden altijd opgenomen om de contactpersoon te registreren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht maakt voor registratie, mislukt de webinarregistratie.

Als de workflow is ingeschakeld, worden geregistreerde contactpersonen weergegeven op het tabblad Aanwezigheid in de webinarinstellingen van Microsoft Teams.

Als het webinar is gesynchroniseerd met HubSpot, verschijnt de contactpersoon in het marketingevenementrecord in HubSpot en verschijnt er een tijdlijnregistratie-evenement in het record van de contactpersoon.

Webinarregistratie en aanwezigheidsgegevens bekijken

Let op: als je webinar een handmatige registratiegoedkeuring nodig heeft in Microsoft Teams, worden registraties en deelnemers niet automatisch gesynchroniseerd met HubSpot. Je kunt webinargegevens handmatig synchroniseren via het tabblad Mijn instellingen in Webinars-instellingen en klik op Nu synchroniseren naast het webinar dat je wilt synchroniseren.

Zodra je je webinar-instellingen hebt geconfigureerd, zullen alle webinars die je kiest om te synchroniseren van Microsoft Teams naar HubSpot een marketingevenement aanmaken in HubSpot met de volgende informatie:

• Aantal inschrijvers, deelnemers en annuleringen.
• Naam evenement
• Datum
• Begin- en eindtijd
• Organisator
• Status
• Beschrijving

Deze eigenschappen van marketinggebeurtenissen kunnen worden gebruikt als criteria in lijsten en rapporten.

Let op: als de webinarorganisator ook een webinardeelnemer is, wordt deze niet meegeteld bij het aantal inschrijvers of deelnemers.

Je kunt ook webinar-evenementen bekijken in het HubSpot contactrecord met de volgende informatie:

• Webinar datum
• Wanneer een contact zich heeft aangemeld voor het webinar
• Wanneer de contactpersoon het webinar heeft verlaten
• Duur bijgewoond