Ihren Kalender mit HubSpot verknüpfen

In Ihren Kalendereinstellungen können Sie einen (1) Google, Office 365- oder Exchange-Kalender mit dem Meeting-Tool verknüpfen. Ein verknüpfter Kalender bietet folgende Vorteile: 

• Kontakte können Meetings in Ihrem Kalender planen und gleichzeitig verhindern, dass sie Meetings über bestehende Kalendertermine buchen
• Sie können in HubSpot erstellte Meetings mit Ihrem Kalender synchronisieren
• Sie können zusätzliche Kalendereinstellungen vornehmen.

Ein verknüpfter Kalender ist nicht erforderlich, um Terminplanungsseiten im Meetings-Tool anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu erstellen , er ist jedoch erforderlich, um Meetings zu buchen. Wenn ein Kalender nicht verknüpft ist, wird die Terminplanungsseite im Offline-Modus angezeigt, sodass Meetings angefordert, aber nicht automatisch zum Kalender hinzugefügt werden können.

Um Ihren Kalender zu verknüpfen, muss in Ihren Einstellungen die BerechtigungZugriff auf persönliche E-Mailaktiviert sein. 

Gmail oder Office 365-Kalender verknüpfen

Sie können einen bei Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) oder Office 365 gehosteten Kalender verknüpfen. Bevor Sie Ihren Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie Ihr Postfach als gemeinsames Postfach im Konversationen-Tool verknüpft haben, kann Ihr Kalender nicht mit dem Meetings-Tool verknüpft werden. Nur persönliche Postfächer können mit dem Meetings-Tool verknüpft werden.
• Wenn Sie einen Kalender verknüpfen, wird der zugehörige Posteingang automatisch in Ihren E-Mail-Integrationseinstellungenverbunden. Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft haben, können Sie die Verbindung zum Posteingangtrennen. 
• Vergewissern Sie sich, dass Sie beim richtigen Gmail- oder Office 365-Konto angemeldet sind, bevor Sie es mit HubSpot verknüpfen.

Desktop

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender.
• Klicken Sie auf Kalender verknüpfen.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Google/Gmail oder Office 365 und klicken Sie dann auf Kalender verknüpfen.

• Lesen Sie sich die angezeigten Informationen durch und klicken Sie im Dialogfeld auf Akzeptieren und mit [Google/Office 365] verknüpfen, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
  • Wählen Sie auf der Google-Anmeldeseite das Konto aus, mit dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und überprüfen Sie dann die Berechtigungen. Klicken Sie auf Zulassen, um die Verknüpfung mit Ihrem Kalender fortzusetzen.
  • Vergewissern Sie sich auf der Office 365-Anmeldeseite, dass Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind, und überprüfen Sie die Berechtigungen. Klicken Sie auf Ja, um mit der Verknüpfung Ihres Kalenders fortzufahren.

Sie werden dann zum Meeting-Dashboard weitergeleitet, wo Sie Ihre Kalendereinstellungen verwalten können.

HubSpot Mobile-App

Jeder Benutzer kann einen Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) oder Office 365-Kalender kontaktieren und einen Meetings-Link in der HubSpot Mobile-App verwenden.

Um das Kalender-Tool in der Mobile-App nutzen zu können, muss Ihr Account über ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügen und den Benutzern muss eine Sales-Lizenz zugewiesen sein.

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
• Tippen Sie im Abschnitt Kalender verknüpfen auf Verknüpfen.
• Tippen Sie auf Google/Gmail oder Office 365.
• Überprüfen Sie die Informationen und tippen Sie dann auf Weiter, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
  • Tippen Sie auf der Google-Anmeldeseite auf das Konto, das Sie verknüpfen möchten, und überprüfen Sie dann die Berechtigungen. Klicken Sie auf Weiter, um die Verknüpfung mit Ihrem Kalender fortzusetzen, und dann auf Zulassen.
  • Vergewissern Sie sich auf der Office 365-Anmeldeseite, dass Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind, und überprüfen Sie die Berechtigungen. Klicken Sie auf Ja, um mit der Verknüpfung Ihres Kalenders fortzufahren.
• Tippen Sie oben links auf Fertig, um zu Ihrer Startseite zurückzukehren. Eine Pop-up-Benachrichtigung zeigt an, dass Ihr Kalender verknüpft wurde.

Notwendige Offenlegung: HubSpot hat Zugriff auf Ihren Google Kalender und jeden anderen Kalender, auf den Sie über Google zugreifen, um das Meeting-Tool zu betreiben und Ihnen zu ermöglichen, Ereignisse mit Kontakten im CRM zu verknüpfen. HubSpot kann Ihre Kalender erstellen und ändern und einzelne Kalender-Events aktualisieren.

Exchange-Kalender verknüpfen

Bevor Sie Ihren Exchange-Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten: 

• Vergewissern Sie sich bei Ihrem IT-Team, dass Ihr Exchange-Server mindestens Exchange 2010 SP2 ausführt.
• Um Ihren Kalender zu verknüpfen, sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort erforderlich. Je nach Konfiguration Ihres Exchange-Servers verlangt HubSpot aber möglicherweise zusätzliche Informationen für das Verknüpfen. In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die Angaben, die zum Verknüpfen Ihres Kalenders notwendig sind.

Bitte beachten: Wenn Ihr Exchange-Konto für die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung konfiguriert ist, müssen Sie ein Drittanbieter-App-Passwort eingeben. Überprüfen Sie die Dokumentation von Microsoft, um zu erfahren, wie Sie ein Drittanbieter-App-Passwort generieren.

Bevor Sie Ihren Kalender verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Sie können ein Meeting für einen verknüpften Exchange-Kalender nicht stornieren oder neu planen.
• Die bidirektionale Synchronisierung zwischen Ihren Exchange- und HubSpot-Kalendern wird nicht unterstützt:
  • Meetings, die über einen CRM-Datensatz erstellt wurden, werden nicht zu einem Exchange-Kalender hinzugefügt.
  • In einem Exchange-Kalender erstellte Meetings werden nicht mit HubSpot als Kalender-Event synchronisiert.
• Sie können keine vorgeschlagenen Meeting-Zeiten über einen Exchange-Kalender in eine E-Mail einfügen.

Desktop

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemein.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender.
• Klicken Sie auf Kalender verknüpfen.
• Wählen Sie im Dialogfeld Exchange aus und klicken Sie dann auf Kalender verknüpfen.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Kalenders mit HubSpot durch und klicken Sie dann auf Weiter.
• Geben Sie im Dialogfeld die folgenden Informationen ein:
  • E-Mail-Adresse: Ihre Exchange-E-Mail-Adresse
  • Benutzername: Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. In der Regel ist dies Ihre Benutzer-ID oder die Zeichenfolge vor dem @-Zeichen in der E-Mail-Adresse.
  • Passwort: Ihr Exchange-Passwort.
  • Exchange-URL: Geben Sie die URL für den Zugriff auf Ihren Server ein.

• Klicken Sie auf E-Mail-Konto verknüpfen. 

Sie werden dann zum Meeting-Dashboard weitergeleitet, wo Sie Ihre Kalendereinstellungen verwalten können.

HubSpot Mobile-App

Jeder Benutzer kann einen Exchange-Kalender kontaktieren und einen Meetings-Link in der HubSpot Mobile-App verwenden. Um das Kalender-Tool in der Mobile-App nutzen zu können, muss Ihr Account über ein Sales Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügen und den Benutzern muss eine Sales-Lizenz zugewiesen sein.

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Mobilgerät.
• Tippen Sie im Abschnitt Kalender verknüpfen auf Verknüpfen.
• Tippen Sie auf Microsoft Exchange.
• Klicken Sie auf der Seite Richten Sie Ihr Exchange-Konto ein auf Optionale Felder anzeigen. Geben Sie dann Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihre Exchange-URL ein und klicken Sie auf E-Mail-Konto verknüpfen.
• Überprüfen Sie die Informationen und tippen Sie dann auf Weiter, um dem Meetings-Tool Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren.
• Tippen Sie oben links auf Fertig, um zu Ihrer Startseite zurückzukehren. Eine Pop-up-Benachrichtigung zeigt an, dass Ihr Kalender verknüpft wurde.