Verwalten von Zahlungen

Nachdem Sie Payments-Tool von HubSpot oder kontaktieren Ihre Stripe-Account für die Zahlung Verarbeitung eingerichtet haben, können Sie Zahlungen in HubSpot über Rechnungen, Links Zahlung Links einziehen und Anführungszeichen. Es ist auch möglich, Rechnungen manuell Zahlungen zu Eintrag , ohne eine Zahlungsabwickler kontaktieren zu müssen. Integrationen wie QuickBooks Online Eintrag Zahlungen ebenfalls möglich.

Wenn Sie eine Zahlung über eine dieser Methoden einholen, werden die Zahlungsdaten in einem Datensatz gespeichert. Sie können Ihre eingezogenen Zahlungen in HubSpot verwalten, indem Sie Erstattungen ausstellen, Quittungen erneut senden und Berichte über Ihre Zahlungen und Auszahlungen herunterladen.

Um Zahlungen zu verwalten, müssen Sie ein Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen sein oder Zugriff auf Zahlungen und Abonnements verwalten. Jeder Benutzer mit Zahlungen und Abonnements verwalten Zugriff kann den Transaktions- und Auszahlungsverlauf einsehen, Zahlungs- und Auszahlungsberichte herunterladen, Quittungen erneut versenden, Abonnements kündigen und Rückerstattungen ausstellen.

Um die Leistung Ihrer Zahlungen zu messen, erfahren Sie, wie Sie ein Dashboard für Zahlungseinnahmen erstellen.

Zahlungen erfassen

Wenn eine Zahlung verarbeitet wird, geschieht Folgendes: 

• Sie erhalten eine Zahlungsbenachrichtigung. Wenn Sie keine Benachrichtigung für abgeschlossene Zahlungen erhalten möchten, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Zahlungen in Ihren Benachrichtigungseinstellungen deaktivieren.

Bitte beachten Sie: Bei wiederkehrenden Zahlungen erhält der Käufer bei jeder Abbuchung eine Quittung, Sie erhalten jedoch nur bei der ersten Zahlung eine Benachrichtigung. Sie können Workflows verwenden, um interne Benachrichtigungen für Nachzahlungen zu senden.

• Der Käufer erhält eine Kopie seiner Quittung in seinem E-Mail-Posteingang. Erfahren Sie mehr über das Käufererlebnis Checkout.

Bitte beachten: Benachrichtigungen und Quittungen werden nur für Zahlungen gesendet, die über das Payments-Tool von HubSpot oder die Stripe-Zahlungsabwicklung eingezogen wurden, nicht für andere Integrationsquellen wie QuickBooks Online.

• Für die Zahlung wird eine Rechnung erstellt. 
• Es wird ein Zahlungsdatensatz erstellt und mit dem entsprechenden Kontakt-, Unternehmens-, Abonnement-, Rechnungs- und Deal-Datensatz verknüpft. Sie können Ihre Zahlungsaufzeichnungen auch auf der Indexseite für Zahlungeneinsehen.
• Es wird ein Kontaktdatensatz mit der E-Mail-Adresse erstellt, die der Käufer auf der Kassenseite eingegeben hat, sofern nicht bereits ein Datensatz mit dieser E-Mail-Adresse existiert.
  • Wenn Ihr Abonnement Marketingkontakte umfasst, werden neue Kontakte automatisch als Marketingkontakte eingestuft. Sie können unter einen Workflow erstellen, um bestehende Kontakte bei Zahlung als Marketingkontakte einzustufen.
  • Wenn Sie nicht möchten, dass Kontakte, die Zahlungen leisten, als Marketingkontakte festgelegt werden, erfahren Sie, wie Sie als Nicht-Marketingkontakte festlegen, einschließlich der Erstellung eines Workflows zur Automatisierung dieses Prozesses. 

Bitte beachten: Das Payments-Tool ist für die Verwendung im regulären Online-Zahlungsverkehr gedacht und unterstützt nicht die mündliche oder telefonische Erfassung sensibler Zahlungsinformationen Ihrer Käufer. Wenn Sie eine Zahlung im Namen eines Käufers vorgenommen haben, kann dies dazu führen, dass die Zahlung dem falschen Kontakt zugeordnet wird. Dies liegt daran, dass Sie zuvor ein HubSpot-Formular ausgefüllt haben und die Zahlung über ein nicht privates Browser-Fenster übermitteln. Dies führt dazu, dass HubSpot Ihre vorhandenen Cookies verwendet, um die Zahlung zuzuordnen. Um falsch zugeordnete Zahlungen zu korrigieren, navigieren Sie zu dem Zahlungsdatensatz und aktualisieren Sie den zugehörigen Kontaktdatensatz.

• In Ihrem HubSpot-Account wird ein Geschäftsdatensatz erstellt, und der Geschäftsbetrag wird auf den Gesamtbetrag der Zahlung aktualisiert, einschließlich aller angewandten Rabatte. Für wiederkehrende Zahlungen wird nicht jedes Mal ein neuer Geschäftsdatensatz erstellt, wenn wiederkehrende Zahlungen verarbeitet werden, sondern diese Zahlungen werden im Abonnementdatensatz angezeigt.
• Wenn ein Käufer wiederkehrende Artikel über einen Zahlungs-Link oder ein Angebot kauft:
  • HubSpot erstellt einen Abonnementdatensatz , wenn wiederkehrende Artikel die gleiche Zahlungsfrequenz und Laufzeit aufweisen. Wenn ein Käufer beispielsweise zwei monatliche Abonnements mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, gruppiert HubSpot beide wiederkehrenden Positionen in demselben Abonnementdatensatz. Das Abonnement wird mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • HubSpot erstellt separate Abonnementdatensätze, wenn wiederkehrende Positionen unterschiedliche Zahlungsfrequenzen oder Laufzeiten haben. Wenn ein Käufer beispielsweise ein Monats- und ein Jahresabonnement mit einer Laufzeit von einem Jahr erwirbt, erstellt HubSpot zwei Abonnementdatensätze. Die Abonnements werden mit dem Kontakt und dem Deal-Datensatz verknüpft.
  • Der Käufer wird in jedem Abrechnungszyklus gemäß den im Angebot oder im Zahlungslink festgelegten Bedingungen belastet und jedes Mal benachrichtigt, wenn er belastet wird. Sie können auch Erinnerungs-E-Mails aktivieren , um den Käufer 14 Tage vor der nächsten Abonnementzahlung zu benachrichtigen. Die zugehörigen Abonnementeigenschaften werden auch in HubSpot aktualisiert. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Abonnements.
  • Für jede wiederkehrende Zahlung wird eine Rechnung erstellt.
• Wenn Zahlungsvorgänge stattfinden, z. B. wenn eine Zahlung eingereicht oder erstattet wird, erscheinen diese Vorgänge automatisch in den zugehörigen Kontakt-, Geschäfts- und Unternehmensdaten.

Auszahlungen erhalten

Auszahlungen sind die Gelder, die täglich von Ihren gesammelten Zahlungen auf Ihr Konto eingezahlt werden, abzüglich aller Gebühren, Rückerstattungen oder Rückbuchungen. Wenn Sie die Zahlungsabwicklung von HubSpot nutzen, können Sie Auszahlungen in In HubSpot anzeigen. Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwicklungsoption verknüpft haben, werden Auszahlungsinformationen nicht in Ihrem HubSpot-Account angezeigt. Stattdessen müssen Sie Zahlungsberichte in Stripe herunterladen und verwalten.

HubSpot sendet eine tägliche Auszahlungsbenachrichtigung per E-Mail, die den Auszahlungsbetrag enthält. Sie können davon ausgehen, dass die Gelder aus Auszahlungen innerhalb von zwei Werktagen für Karte Zahlungen und innerhalb von drei Werktagen für ACH-Lastschrift-Zahlungen bei Ihrer Bank Account eingezahlt werden. 

An Tagen, an denen die tägliche Gesamtsumme der Auszahlung geringer ist als die an diesem Tag bearbeiteten Rückerstattungen oder Rückbuchungen , belasten HubSpot Ihre Bank Account, um die Differenz zu decken. An diesen Tagen erhalten Sie eine Auszahlungs-E-Mail von HubSpot, die den von Ihrem Account abgebuchten Betrag enthält.

Weitere Informationen über automatische Abbuchungen und pausierte Auszahlungen finden Sie in der Dokumentation von Stripe, dem Partner von HubSpot für die Abwicklung von Zahlungen.

Zahlungsberichte herunterladen

Bitte beachten: Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwickler verknüpft haben, wird die Registerkarte " Auszahlungen " in Ihrem HubSpot-Account nicht angezeigt. Stattdessen müssen Sie Zahlungsberichte in Stripe herunterladen und verwalten.

Sie können Berichte herunterladen, die Ihre Zahlungs- oder Auszahlungsdetails sowie einen Bericht über den Zahlungsabgleich enthalten.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü in der linken Seitenleiste zu Zahlungen.
3. Auf der Registerkarte Auszahlungen können Sie Ihre Auszahlungshistorie einsehen, einschließlich einzelner Zahlungen und deren Status. Um weitere Details zu einer Auszahlung anzuzeigen, klicken Sie auf das Auszahlungsdatum und sehen Sie sich dann die Details in der rechten Seitenleiste an.
4. Um einen Bericht über die Zahlungen oder Auszahlungen Ihres Accounts herunterzuladen, klicken Sie oben rechts auf Berichte herunterladen und wählen dann einen der folgenden Berichtstypen aus:
   • Zahlungsabgleich: Anzeige einer Liste von Auszahlungen mit aufgeschlüsselten Zahlungsdetails. Der Bericht enthält die in jeder Auszahlung enthaltenen Transaktionen, wie Zahlungen, Erstattungen und Gebühren, in absteigender Reihenfolge. 
   • Zahlungsdetails: Zeigen Sie alle Käufertransaktionen an, z. B. einmalige und wiederkehrende Zahlungen, Rückerstattungen, Transaktionsgebühren und Anfechtungen.
   • Auszahlungsdetails: Zeigen Sie alle Käuferzahlungen an, die in Ihrer täglichen Auszahlungssumme enthalten sind.
5. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat , wählen Sie ein Format und klicken Sie dann auf Exportieren.

Zahlungsaufzeichnungen anzeigen

Wenn Sie eine Zahlung in HubSpot einziehen, werden die Zahlungsdetails in einem Zahlungsdatensatz auf der Indexseite payments gespeichert. 

Bitte beachten: Wenn keine Zahlungen vorhanden sind (z. B. keine abgeschlossenen Transaktionen), werden Sie zu den Einstellungen für Zahlungen weitergeleitet, um Ihre eingerichteten Zahlungen abzuschließen, wenn Sie zur Indexseite für Zahlungen navigieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
2. Ihre Zahlungsdatensätze werden in der Tabelle auf der Indexseite angezeigt. In der Spalte Status können Sie den Zahlungsstatus einsehen:
   • Bearbeitung: Die Bearbeitungszeit der Zahlung hängt von der verwendeten Zahlungsmethode ab. Sobald die Zahlung abgewickelt ist, ändert sich der Status entweder in Succeeded oder Failed. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitungszeiten.
   • Erfolgreich: Die Zahlung wurde erfolgreich vom Käufer eingezogen.
   • Fehlgeschlagen: Die Zahlungsmethode des Käufers wurde nicht erfolgreich belastet. Dieser Status gilt nur für Zahlungen, die per Bankeinzug erfolgen, wie z. B. ACH oder Abonnementzahlungen. 
   • Teilweise zurückerstattet: Die Zahlung wurde für einen Betrag zurückerstattet, der geringer ist als der, den der Käufer ursprünglich bezahlt hat.
   • Erstattet: der Gesamtbetrag der ursprünglichen Zahlung wurde erstattet. 
   • Bearbeitung der Erstattung: Es wurde ein Erstattungsantrag gestellt. Die Bearbeitung von Rückerstattungen für Zahlungen per Bankeinzug, z. B. ACH, kann fünf bis zehn Werktage dauern.
     
     
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3. Verwenden Sie die Filter am oberen Rand, um Ihre Zahlungsdatensätze nach Eigenschaften wie Status, Zahlungsmethode oder Betrag zu segmentieren. Erfahren Sie mehr über das Anzeigen und Filtern von Datensätzen auf der Indexseite.
4. Klicken Sie in der Spalte Bruttobetrag auf den Zahlungsbetrag.
5. Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet. Es enthält eine Zusammenfassung des Zahlungsbetrags, des Zahlungsdatums, des Käufers und der Zahlungsmethode.
6. Der Datensatz enthält auch verschiedene Abschnitte für das Zahlungsverhalten, Einzelposten, Abonnements und Datensatzzuordnungen. Um einen Abschnitt ein- oder auszuklappen, klicken Sie auf den Namen des Abschnitts.
   
   

• • Wenn Sie Stripe als Zahlung Verarbeitungsoption nutzen und in mehreren Währungen verkaufen, werden die entsprechenden Gebühren zusammen mit dem erhaltenen Netto-Betrag in Ihrer Abrechnungswährung angezeigt, wenn diese von der Zahlung Währung abweicht. Wenn zum Beispiel Ihr verbundenes Bankkonto in Stripe auf US-Dollar lautet, Sie aber eine Zahlung in Euro entgegennehmen, sehen Sie sowohl den Bruttobetrag, die Gebühren als auch den Nettobetrag in Euro, aber die Gebühren und der Nettobetrag werden auch in US-Dollar angezeigt. Der Zinssatz wird von Stripe angewendet.

7. Wenn bereits eine Zuordnung vorhanden ist, bewegen Sie den Mauszeiger über den zugeordneten Eintrag, um die Details des zugehörigen Eintrags anzuzeigen, und klicken Sie auf Vorschau. Oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie Zuordnung Label bearbeiten oder Zuordnung entfernen aus.
   
   
   
8. Du Bei Bedarf können Sie auch die Zuordnungen bearbeiten. Um die Zahlung einem bestehenden Geschäfts-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Abschnitt für den Datensatztyp auf Hinzufügen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Änderungen an den bestehenden Zuordnungen vornehmen, wird die alte Zuordnung durch die aktualisierte Zuordnung ersetzt. Sie können nur einen Abonnement-, Kontakt-, Deal- und Unternehmensdatensatz mit einem Zahlungsdatensatz verknüpfen, aber ein Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Abonnementdatensatz kann mehrere zugehörige Zahlungsdatensätze haben.

Erstattungen ausstellen oder Quittungen senden

Sie können eine Rückerstattung ausstellen oder eine Quittung an den Käufer von der Zahlungsübersichtsseite aus senden. Die Zahlung muss erfolgreich bearbeitet worden sein, bevor Sie die Erstattung ausstellen können.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
2. Klicken Sie auf den Zahlungsbetrag. Der Zahlungsdatensatz wird im rechten Fenster geöffnet.
3. Um eine Erstattung auszustellen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Erstattung. Eine Rückerstattung hat keine Auswirkungen auf das aktive Abonnement, und die Abrechnung wird wie geplant fortgesetzt.

• • Geben Sie im Dialogfeld den Erstattungsbetrag ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Erstattung aus.
  • Klicken Sie auf Erstattung. HubSpot zieht den ursprünglichen Transaktionsbetrag von Ihren zukünftigen Auszahlungen ab oder belastet ihn von Ihrem Bankkonto. Beachten Sie, dass es 5 bis 10 Werktage dauern kann, bis die Rückerstattung auf dem Auszug des Käufers erscheint.

Hinweis:

• Wenn Sie das Payments-Tool von HubSpot nutzen, erhebt HubSpot keine Gebühr für die Bearbeitung einer Rückerstattung. Die mit der ursprünglichen Transaktion verbundene Gebühr wird Ihnen jedoch nicht zurückerstattet. Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwicklungsoption verwenden, lesen Sie bitte die Dokumentation von Stripe.
• Rückerstattungen für ACH-Lastschrift-Zahlungen müssen innerhalb von 180 Tagen ab dem Datum der ursprünglichen Zahlung veranlasst werden.
• Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration verwenden, werden Erstattungen nicht mit QuickBooks Online synchronisiert. Sie sind verfügbar, damit Sie die in QuickBooks vorgenommenen Änderungen manuell übernehmen können.

3. Um eine Quittung an Ihren Käufer zu senden, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Quittung senden aus.
4. Im Dialogfeld wird die E-Mail-Adresse des Käufers standardmäßig angezeigt. Um einen anderen Empfänger zu ändern oder hinzuzufügen, geben Sie im Feld E-Mail-Adresse eine andere E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf Senden.
6. Um eine Kopie einer Banklastschrifttransaktionsermächtigung, z. B. einer ACH-Lastschrift, abzurufen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Kopie der Autorisierung abrufen aus. Sie erhalten eine E-Mail mit den Autorisierungsdetails, die im E-Mail-Text enthalten sind.
   
   
   
7. Um zur Indexseite für Zahlungen zurückzukehren, klicken Sie auf Schließen.

Sie können die Filter auf der Indexseite verwenden, um Ihre Zahlungen in benutzerdefinierte Ansichten zu unterteilen. Sie können beispielsweise eine Ansicht der erstatteten Zahlungen erstellen, Zahlungen die über eine bestimmte Zahlung Methode getätigt wurden (z. B. ACH-Lastschrift oder fehlgeschlagene Zahlungen).

Quittungen anpassen

Sie können das Erscheinungsbild von Quittungen in den Kontoeinstellungen Ihres Kontos anpassen, einschließlich des Firmennamens, des Logos und des farbigen Balkens am oberen Rand der E-Mail.

Bitte beachten Sie: Alle Änderungen, die Sie am Firmennamen, Logo oder an den Farben in den Branding-Einstellungen Ihres Accounts vornehmen, gelten für alle Zahlungslinks, unabhängig davon, welcher Benutzer den Link erstellt hat. Diese Änderungen gelten auch für alle Tools, die das Standard-Branding verwenden, einschließlich Terminplanungsseiten, Verkaufsdokumente, Angebote und Chatflows.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Wählen Sie im Menü der Seitenleiste links „Account-Einstellungen“ aus.
   • Um den auf dem Bon erscheinenden Firmennamen zu aktualisieren, geben Sie im Feld Firmeninformationen Ihren Firmennamenein.
   • Um das Logo und die Farben zu aktualisieren, klicken Sie auf die Registerkarte Branding und erfahren Sie dann, wie Sie ein neues Logo hochladen oder eine neue Primärfarbe auswählen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Erfahren Sie mehr über die Erstellung von Berichten über Ihre Zahlungen mithilfe von Einzelobjektberichten und benutzerdefinierten Berichten.

Umstrittene Zahlungen

Wenn Zahlungen von Käufern angefochten werden, können Sie die Rückbuchungen von der offenen bis zur letzten Transaktion nachverfolgen. Erfahren Sie mehr über das Streitbeilegungsverfahren in unseren häufig gestellten Fragen zu Rückbuchungen und Bankrücksendungen.

Art und Weise, wie Anfechtungen gemeldet und nachverfolgt werden

• Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Streitigkeit eröffnet, gewonnen oder verloren wurde. Diese können in den Einstellungen für Ihre Zahlungsbenachrichtigungen deaktiviert werden.

Hinweis:

• Wenn Sie das Payments-Tool von HubSpot verwenden, enthalten die E-Mails für offene und verlorene Streitigkeiten innerhalb von 3 Tagen eine Zahlungsvereinbarung mit Ihnen in Verbindung setzen oder das Geld wird innerhalb von 3 Tagen von Ihrem Konto abgebucht. Weitere Informationen finden Sie in den häufig gestellten Fragen zum Payments-Tool von HubSpot.
• Wenn Sie Stripe als Zahlungsabwicklungsoption verwenden, werden diese nicht in der E-Mail angezeigt, da Stripe den Prozess direkt verwaltet.

• DieStreitrechtsstatuen werdenim Zahlungsstatus angezeigt.

• Die Zahlungsfrist wird während des gesamten Klärungsprozesses mit dem Anfechtungsstatus aktualisiert.
  
  
  
• Mithilfe von Streitfalleigenschaften können weitere Informationen zu einer bestimmten Anfechtung abgerufen werden.

Liste der Zahlungen mit Streitfallstatus anzeigen

So zeigen Sie Zahlungen mit Streitfallstatus an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
2. Klicken Sie oben links auf Status und wählen Sie einen oder mehrere der Klärungsstatus aus. Der Klärungsstatus einer Zahlung kann wie folgt lauten:
   • Umstritten (Aktion erforderlich): Die Anfechtung wurde eröffnet und muss gegengesteuert oder akzeptiert werden.
   • Umstritten (bis zur Entscheidung): Der Streitfall wurde beigelegt und wartet auf die Entscheidung der Bank.
   • Umstritten (gewonnen): Die Bank entschied zu Gunsten des Händlers.
   • Umstritten (verloren): Die Bank entschied zugunsten des Karteninhabers.
     
     
3. Es werden die Zahlungen mit den ausgewählten Klärungsstatus angezeigt.

Streitfall-Eigenschaften

Streitfalleigenschaften können als Spalten zur Indexseite für Zahlungen hinzugefügt und in anderen HubSpot-Tools wie Listen, Berichten und Workflows verwendet werden. Die Streitfalleigenschaften sind:

• Erstellungsdatum der Anfechtung: Das Datum, an dem die Anfechtung erstellt wurde.
• Betrag der Anfechtung: Der Betrag, der angefochten wurde.
• Streitbeilegungsfrist: Die Frist für eine Streitbeilegungsentscheidung.
• Grund für Anfechtung: Der Grund für die Anfechtung.

Verwendung von Zahlungen in anderen HubSpot-Tools

Sie können die Zahlungsdaten in anderen Tools wie Workflows und Listen verwenden.

• Erstellen Sie einen zahlungsbasierten Workflow, um automatisch eine Begrüßungs-E-Mail an Käufer zu senden, sobald eine erfolgreiche Zahlung erfolgt ist, oder erstellen Sie bezahlte Rechnungen mithilfe von QuickBooks-Workflow-Aktionen. Beispiel:
  • Verwenden Sie die Eigenschaft Quelle oder Quellen-ID , um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung über einen beliebigen oder einen bestimmten Zahlungslink erfolgt.
    
    
    
  • Verwenden Sie die Eigenschaft Status , um einen Workflow auszulösen, wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist.
    
    
• Erstellen Sie eine Liste von Kontakten, die mit einer Kreditkarte bezahlt haben, oder eine Liste von Kontakten, die ein Produkt oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zahlungslink gekauft haben.