HubSpot-Benutzer entfernen

Es wird empfohlen, HubSpot-Nutzende zu deaktivieren oder von Ihrem HubSpot-Account zu entfernen, wenn diese den Account nicht mehr nutzen, insbesondere wenn sie nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind oder an eine neue Stelle gewechselt sind, in der kein Zugriff auf HubSpot mehr erforderlich ist. Es wird auch empfohlen, Benutzer zu entfernen, wenn sie deaktiviert wurden und voraussichtlich nicht mehr zurückkehren werden. 

Verstehen Sie den Unterschied zwischen dem Deaktivieren und Entfernen eines Benutzers

Wenn Sie einen Benutzer von Ihrem HubSpot-Account entfernen möchten, müssen Sie ihn zuerst deaktivieren. Nach der Deaktivierung können Sie den Benutzer dann vollständig von Ihrem HubSpot-Account entfernen. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen dem Deaktivieren und Entfernen eines Benutzers erläutert.

• Einen Benutzer deaktivieren:
  • Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden oder auf den Account zugreifen, sein Benutzerprofil und die zugehörigen Daten bleiben jedoch für Berichterstattung und Prognosen erhalten.
  • Der Benutzer kann später mit seinen aktuellen Elementen reaktiviert werden. Zum Beispiel bleibt der Benutzer seinen Datensätzen zugeordnet.
  • Der Benutzer erhält keine Benachrichtigungen mehr.
  • Der Benutzer behält seine kostenpflichtige Lizenz, die Lizenz wird jedoch nicht auf die Gesamtzahl der Lizenzen des Accounts angerechnet.
  • Die Zuweisung des Benutzers zu Konversationen und Elementen wird aufgehoben und er wird von Berichten entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, was beim Entfernen eines Benutzers vom Account entfernt wird.

• Einen Benutzer entfernen:
  • Der Benutzer muss deaktiviert werden, bevor Sie ihn vollständig von Ihrem Account entfernen können.
  • Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden oder auf den Account zugreifen, und sein Benutzerprofil wird vom Account entfernt.
  • Die Zuweisung des Benutzers zu Konversationen und Elementen wird aufgehoben und er wird von Berichten entfernt. Erfahren Sie mehr darüber, was beim Entfernen eines Benutzers vom Account entfernt wird.

Wer Benutzer deaktivieren oder entfernen kann

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigung können andere Benutzer deaktivieren und entfernen. Darüber hinaus kann sich ein Benutzer selbst von einem HubSpot-Account entfernen oder seinen Benutzer-Account vollständig löschen, nachdem er von allen HubSpot-Accounts entfernt wurde. Wenn Sie einen Benutzer-Account löschen, wird dieser vollständig von HubSpot-Systemen entfernt. 

Deaktivieren eines Benutzers

Durch das Deaktivieren eines Benutzers können Sie die historischen Aktivitäten des Benutzers beibehalten, ohne den Zugriff auf wichtige Daten zu verlieren. Wenn deaktivierte Benutzer reaktiviert werden, sind ihre früheren Aktivitäten wie Änderungen von Eigenschaften und Aktualisierungen von Inhalten weiterhin verfügbar.

Machen Sie sich mit den Voraussetzungen vertraut, bevor Sie einen Benutzer deaktivieren

Bevor Sie einen Benutzer deaktivieren, beachten Sie bitte die Folgendes:

• Es wird empfohlen, dass Sie alle Elemente, für die der Benutzer zuständig ist, neu zuweisen, bevor Sie die Benutzer deaktivieren.
• Wenn der Benutzer für Inhaltselemente zuständig ist oder als Kriterium für einen Filter (z. B. Workflows) verwendet wird, sollten Sie ihn manuell von diesen Tools entfernen.
• Wenn der Benutzer über eigene Terminplanungsseiten verfügt, in Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseiten berücksichtigt ist oder Teil einer Meeting-Rotation ist, sollten Sie ihn löschen oder neu zuweisen, damit er nicht für Meetings gebucht wird.

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, den Standard-Meetinglink eines Benutzers zu löschen oder zu übertragen. Bitten Sie in diesen Fällen den Benutzer, Terminplanungsseiten vor der Deaktivierung in seinen Benutzereinstellungen zu deaktivieren, oder entfernen Sie den Benutzer nach der Deaktivierung. Benutzer in einem Enterprise-Account können sich unter als ein anderer Benutzer anmelden um Terminplanungsseiten zu deaktivieren.

• • Falls die Terminplanungsseite eines Benutzers nicht neu zugewiesen oder entfernt wird, wenn der Benutzer Mitglied einer Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseite bleibt oder wenn er in einer Rotation enthalten ist, werden weiterhin Meetings für den Benutzer geplant. Infolgedessen kann ein Kontakt eine Einladung für ein Meeting mit dem deaktivierten Benutzer erhalten.

• • Wenn ein Meeting für einen Kontakt gebucht wird, entweder über die eigene Terminplanungsseite des deaktivierten Benutzers, über eine Gruppen- oder Reihum-Terminplanungsseite oder über eine Rotation, wird das Meeting nicht im Aktivitätenfeed des Kontakts angezeigt. Wenn der Kontakt über eine Terminplanungsseite gebucht hat, wird der Seitenaufruf im Aktivitätenfeed des Benutzers angezeigt.
  • Nach der Deaktivierung des Benutzers funktioniert Workflow Automatisierung nicht mehr für Meeting-Buchungen. Wenn ein Workflow beispielsweise so eingerichtet ist, dass er ausgelöst wird, wenn ein Meeting mit dem deaktivierten Benutzer gebucht wird, wird er nach der Deaktivierung nicht ausgelöst.
    
    

• Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen.
• Deaktivierte Benutzer werden übersprungen, wenn die Workflow-Aktion Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen verwendet wird, und sie werden beim Festlegen des für einen Datensatz zuständigen Mitarbeiters als Optionen entfernt.
• Sobald ein Benutzer deaktiviert ist, werden seine persönlichen E-Mail-Konten getrennt. Er kann keine neuen E-Mails im CRM protokollieren, einschließlich geplanter Sequenz-E-Mails.
• Alle Team-E-Mails, die der mit dem Konversationen-Postfach verknüpft hat, bleiben verknüpft.

Schritte zum Deaktivieren eines Benutzers 

So deaktivieren Sie einen Benutzer: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Benutzers, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Benutzer deaktivieren aus.
• Lesen Sie im Dialogfeld die Empfehlung und klicken Sie dann auf Benutzer deaktivieren. Der Benutzer erhält eine E-Mail, in der er über die Deaktivierung seines Profils informiert wird.

Reaktivieren eines deaktivierten Benutzers

So reaktivieren Sie einen Benutzer, der zuvor deaktiviert war: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Der Status des Benutzers wird oben links als Deaktiviert angezeigt.
• Klicke oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Benutzer reaktivieren aus. Alle Lizenzen, die dem Benutzer vor dem Deaktivieren zugewiesen wurden und die nicht zugewiesen wurden, werden reaktiviert. Klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff, um zu sehen, ob dem Benutzer Lizenzen zugewiesen sind.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf Benutzer reaktivieren. Der Benutzer erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass sein Profil reaktiviert wurde.
   

Entfernen eines Benutzers

Vor dem vollständigen Entfernen eines Benutzers von Ihrem HubSpot-Account muss der Benutzer deaktiviert werden. Beim Entfernen eines Benutzers werden sein Benutzerprofil und alle damit verknüpften Informationen vollständig vom HubSpot-Account entfernt. 

Machen Sie sich mit den Voraussetzungen vertraut, bevor Sie einen Benutzer entfernen

Bevor Sie einen Benutzer entfernen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Bevor Sie einen Benutzer entfernen, empfiehlt es sich, alle Datensätze, für die er zuständig ist, anderen Benutzern zuzuweisen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Zuweisung von Zuständigkeiten für Datensätze in HubSpot.
• Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen, bevor Sie ihn als Benutzer entfernen können.
• Wenn Sie einen Benutzer entfernen, können Sie ihn nicht wiederherstellen. Stattdessen müssen Sie den Prozess der Benutzererstellung erneut durchlaufen. Datensätze, die dem entfernten Benutzer einmal zugewiesen waren, sollten wieder zugewiesen werden, sobald sie wieder hinzugefügt werden.

• Wenn ein Benutzer von einem Account entfernt wird, löscht HubSpot nicht die Elemente oder Aktivitäten, die er erstellt hat. Dazu gehören Elemente wie Blog-Beiträge, Seiten, Listen, Workflows, Formulare und Berichte sowie Vertriebsaktivitäten wie protokollierte E-Mails und Notizen. Bei den Elementen wird Deaktiviert/Entfernt (E-Mail-Adresse des Benutzers) als Ersteller angezeigt.

• Alle Terminplanungsseiten, die vom entfernten Benutzer erstellt wurden, werden gelöscht.

• Alle Social-Media-Nachrichten, die vom gelöschten Benutzer veröffentlicht werden, bleiben veröffentlicht. Wenn der entfernte Benutzer jedoch der Administrator für Social-Media-Konten war, müssen Sie möglicherweise diese Konten erneut verknüpfen.

• Der Benutzer bleibt als ein Blog Autor. Erfahren Sie, wie Sie das Blog-Autor-Profil manuell löschen.
• Alle Marketing-E-Mails, die von einem entfernten Benutzer erstellt wurden, bleiben erhalten, aber alle mit der Marketing-E-Mail verbundenen Benutzerinformationen werden gelöscht. So wird beispielsweise kein Name angezeigt, wenn Sie anzeigen, von wem die Marketing-E-Mail erstellt wurde.

• Jegliche Sequenzen, Vorlagen und Dokumente, die ein Benutzer in Ihrem Account erstellt hat, bleiben erhalten. Allerdings muss der entfernte Benutzer seine Vertriebsvorlagen vor dem Entfernen geteilt haben, damit andere Benutzer darauf zugreifen können.

• Bei allen Konversationen, die dem entfernten Benutzer zugewiesen waren, wird diese Zuweisung aufgehoben.
• Wenn Sie einen Benutzer von Ihrem Account entfernen, wird für diesen weiterhin Deaktiviert/Entfernt (E-Mail-Adresse des Benutzers) in der Zuständigkeitseigenschaft für Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätze angezeigt, denen er als zuständiger Benutzer zugewiesen ist. Wenn Ihr HubSpot-Account mit Salesforce synchronisiert wird und der gelöschte Benutzer weiterhin ein Salesforce-Benutzer ist, erscheint der Name ebenso wie für Salesforce-Benutzer, die nie Zugriff auf HubSpot hatten, als Name (Salesforce).
• Wenn Sie einen Benutzer entfernen, der eine private App erstellt hat, oder seine Super-Admin-Berechtigungen entfernen, schlagen alle Zuordnungsaufrufe in der privaten App mit dem folgenden Fehler fehl: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. In diesem Fall empfiehlt sich eine der folgenden Aktionen:
  • Eine neue private App erneut erstellen
  • Das Zugriffstoken rotieren.
  • Fügen Sie den Benutzer wieder hinzu, und zwar mit denselben Berechtigungen, mit denen Sie die App erstellt haben. 
• Nachdem ein Benutzer aus Ihrem Account entfernt ist, wird er nicht mehr als Option in Filtern wie in Listen oder Dashboards angezeigt. Sie können entfernte Benutzer in Ihren Filtern anzeigen, indem Sie beim Filtern das Kontrollkästchen Deaktivierte und entfernte Mitarbeiter anzeigen aktivieren.
  
  

Benutzer als Ansprechpartner für Account & Abrechnung entfernen

Wenn ein Benutzer in Ihren Einstellungen für Account & Abrechnung als Ansprechpartner festgelegt ist, müssen Sie ihn von der Rolle entfernen, bevor Sie ihn als Benutzer entfernen können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account oben rechts auf Ihren Accountnamen und dann auf Account & Abrechnung.

• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Unternehmensinformationen.
• Klicken Sie im Abschnitt Abrechnungskontakte neben allen Rollen, auf die der Benutzer festgelegt wurde, auf das delete Papierkorb-Symbol.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, von Rolle entfernen.
• Wenn der Benutzer als Primärer Account-Kontakt festgelegt ist, müssen Sie ihn durch einen anderen Benutzer ersetzen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Primärer Account-Kontakt und wählen Sie einen anderen Benutzer aus.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, Benutzer zu Rolle hinzufügen.

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, können Sie den Benutzer von Ihrem Account entfernen.

Schritte zum Entfernen eines Benutzers von Ihrem Account

So entfernen Sie einen Benutzer aus Ihrem Account:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.

• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers. Der Status des Benutzers sollte oben links als Deaktiviert angezeigt werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Benutzer deaktivieren.
• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Von Account entfernen aus.

• Lesen Sie im Dialogfeld die Empfehlung und ergreifen Sie alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um Lizenzen und Elemente neu zuzuweisen. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Bestätigen.

Sich selbst von einem HubSpot-Account entfernen

Sie können Ihren Benutzer-Account auch von einem spezifischen HubSpot-Account entfernen.

Bevor Sie Ihren Benutzer-Account von einem bestimmten HubSpot-Account entfernen, klicken Sie oben rechts in der Hauptnavigationsleiste auf Ihren Account-Namen, um zu überprüfen, ob Sie im richtigen HubSpot-Account angemeldet sind.

So entfernen Sie Ihren Benutzer-Account von einem spezifischen HubSpot-Account:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein > Sicherheit.
• Klicken Sie unten auf Mich von diesem Account entfernen. Wenn Sie an anderen Accounts beteiligt sind, haben Sie weiterhin Zugriff auf diese. Wenn Sie nicht als Ansprechpartner in „Account & Abrechnung“ entfernt wurden, ist diese Schaltfläche ausgegraut.

• Geben Sie im Dialogfeld Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Löschen.

Ihren HubSpot-Benutzer-löschen

Wenn der Zugriff eines Benutzers von einem HubSpot-Account entfernt wird, kann er nicht mehr auf diesen HubSpot-Account zugreifen. Der mit der E-Mail-Adresse verknüpfte Benutzer-Account ist jedoch weiterhin vorhanden. Sie können Ihren Benutzer-Account vollständig löschen, wenn Sie nicht der einzige Super-Admin sind, der im HubSpot-Account verbleibt.

Bitte beachten: Beim Löschen Ihres Benutzers werden auch alle mit dieser E-Mail-Adresse verbundenen Academy-Zertifizierungen gelöscht. Um Ihre Zertifizierungen beizubehalten, können Sie Ihre Zertifizierungen auf eine neue E-Mail-Adresse übertragen, bevor Sie Ihren Benutzer löschen.

So löschen Sie Ihren Benutzer-Account vollständig:

• Melden Sie bei dem Benutzer-Account an, den Sie löschen möchten. Stellen Sie sicher, dass er keinen Zugriff auf andere HubSpot-Accounts hat.
• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemein > Sicherheit.
• Klicken Sie unten auf Meinen Benutzer-Account löschen.

• Geben Sie im Dialogfeld Ihre Benutzer-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Benutzer löschen.