Ajouter des utilisateurs HubSpot

Si vous avez Ajouter et modifier des utilisateurs autorisations dans votre compte HubSpot, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et personnaliser leurs autorisations.

Apprenez à supprimer des utilisateurs du compte.

Avant de commencer

Pour ajouter des utilisateurs de HubSpot et attribuer des licences utilisateurs, voici ce que vous devez faire :

• Configurez votre compte HubSpot.
• Achetez des licences payantes.

Créez des utilisateurs

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur Créer un utilisateur dans l'angle supérieur droit.

Remarque : Les comptes créés à partir du 5 mars 2024 et qui utilisent le modèle de tarification basé sur les licences utilisateur peuvent suivre un nouveau processus pour importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Si votre compte a été créé avant le 5 mars 2024 et n'a pas migré vers le modèle de tarification basé sur les licences utilisateur, poursuivez le processus d'import du fichier CSV ci-dessous.

• Il existe différentes façons d'ajouter des utilisateurs :
  • Adresse e-mail : saisissez les adresses e-mail dans le champ Ajouter une adresse e-mail . Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs en même temps, saisissez une adresse e-mail, puis appuyez sur la touche retour de votre clavier avant de saisir l’adresse e-mail suivante.
  • Fichier CSV : importez des utilisateurs depuis un fichier CSV. Dans une feuille de calcul Excel, ajoutez une colonne Adresse e-mail qui contiendra les adresses e-mail de vos utilisateurs, puis enregistrez ce fichier au format CSV. Cliquez ensuite sur un Fichier CSV, puis glissez et déposez le fichier CSV en question ou cliquez sur choisir un fichier pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.

Remarque : Seuls 100 utilisateurs peuvent être ajoutés à un import CSV. Si vous importez plus de 100 utilisateurs, vous devez effectuer plusieurs imports.

• • Intégrations : si vous avez intégré NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho ou Salesforce à HubSpot, vous pouvez importer des utilisateurs à partir de ces intégrations.
    • Cliquez sur l'intégration.
    • Par défaut, tous les utilisateurs seront sélectionnés pour être importés. Décochez les cases à côté des utilisateurs que vous ne souhaitez pas importer.

• Cliquez sur Suivant.

Configurer les niveaux d'accès utilisateur

Vous pouvez attribuer des licences utilisateurs et des autorisations à des utilisateurs pour donner ou limiter l'accès à votre compte HubSpot. Si vous avez ajouté plusieurs utilisateurs, les autorisations seront définies pour tous les utilisateurs sélectionnés.

Remarque : Le 5 mars 2024, HubSpot a introduit un modèle de tarification basé sur les licences utilisateurs à tous les nouveaux Hubs et niveaux d'abonnement. Les comptes créés avant le 5 mars 2024 ne verront pas la section Attribuer une licence utilisateur pendant le processus de configuration de l'utilisateur. Commencez le processus de configuration de l'utilisateur à la section Choisir comment définir l'accès.

• Cliquez sur Attribuer une licence utilisateur pour développer la section. Cliquez sur le menu déroulant Attribution de licence utilisateur pour sélectionner le type de licence utilisateur approprié pour l’utilisateur. En savoir plus sur les types de licences utilisateur.

• Cliquez sur Choisir comment définir l'accès pour développer la section. Sélectionnez l'une des options de configuration des autorisations suivantes :

Remarque : Les comptes créés avant le 5 mars 2024 ne verront pas les options Utiliser des autorisations de licence utilisateur ou Donner le rôle de Super administrateur.

• • Utiliser des autorisations de licence utilisateur : les utilisateurs auront des autorisations par défaut en fonction de la licence utilisateur que vous sélectionnez.
  • Donner le rôle de Super administrateur : les utilisateurs peuvent gérer tous les utilisateurs, les outils et les paramètres.
  • Commencer par un modèle : les utilisateurs peuvent se voir attribuer un modèle en fonction du poste de l'utilisateur. Cliquez sur Choisir un modèle pour développer la section. Cliquez sur le menu déroulant Choisir un modèle basé sur un utilisateur ou un rôle pour sélectionner un modèle.
  • Commencer à partir de zéro : les utilisateurs peuvent personnaliser entièrement les niveaux d'accès des utilisateurs en partant de zéro.
• Cliquez sur Choisir les autorisations pour développer la section. Activer ou désactiver les autorisations selon les besoins. Pour en savoir plus sur ce à quoi chaque autorisation donne accès, consultez le guide des autorisations des utilisateurs de HubSpot.

Remarque : Pour attribuer des licences Ventes ou Service pour les comptes créés avant le 5 mars 2024, cliquez sur l'onglet Ventes ou Service, puis activez les boutons Accès aux ventes ou Accès au service.

• Cliquez sur Suivant.

Vérifier l'accès de l'utilisateur

• Si l'utilisateur a déjà configuré un mot de passe HubSpot pour un autre compte, vous pouvez ignorer l'e-mail de bienvenue en cochant la case Ne pas envoyer d'e-mail d'invitation lorsque cet utilisateur est ajouté à HubSpot.
• Vérifiez les sections Attribuer une licence utilisateur et Autorisations pour vous assurer que les autorisations sont correctes. Revenez aux sections précédentes si d'autres modifications sont nécessaires.

• Cliquez sur Créer un utilisateur.

Personnaliser les utilisateurs

Après avoir configuré votre utilisateur, la page Personnaliser les utilisateurs s'affichent pour vous aider à poursuivre la personnalisation de votre utilisateur :

• Envoyer un lien d'invitation : pour copier le lien d'invitation unique de l'utilisateur, cliquez sur Envoyer un lien d'invitation pour développer la section, puis cliquez sur Copier un lien d'invitation. Vous pouvez partager ce lien sur n'importe quel canal de messagerie.
• Ajouter des utilisateurs à des équipes : to ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur Ajouter vos utilisateurs à une équipe pour développer la section, puis cliquez sur les menus déroulants pour ajouter des utilisateurs aux équipes principales et aux équipes supplémentaires.
• Attribuer des utilisateurs aux presets (Professional et Enterprise only): tour configurer les utilisateurs avec les presets , cliquez sur Set up users with presets pour développer la section, puis cliquez sur le menu déroulant Presets.
• Sauvegarder les jeux de permissions (Entreprise uniquement): si vous avez apporté des modifications au jeu de permissions existant ou si vous êtes reparti de zéro, vous pouvez sauvegarder ces permissions pour attribuer aux nouveaux utilisateurs et aux utilisateurs existants le même accès. Cliquez sur Enregistrer ces autorisations dans un ensemble d'autorisations réutilisable pour développer la section, puis cliquez sur Enregistrer comme Ensemble d'autorisations personnalisées.

Le nouvel utilisateur recevra alors l'e-mail de bienvenue dans lequel il pourra définir son mot de passe et se connecter. Si le nouvel utilisateur ne reçoit pas d'e-mail de bienvenue au bout de cinq minutes, consultez les étapes de dépannage ci-dessous.

Une fois qu'un utilisateur a été ajouté à un compte et qu'il a défini son mot de passe, il est éligible pour recevoir des notifications. L'utilisateur peut Gérer les notifications en se connectant. Une fois connecté, l'utilisateur peut également configurer son profil.

Dépannage d'un e-mail d'invitation rebondi

Si vous invitez un coéquipier à HubSpot mais qu'il ne trouve pas l'e-mail d'invitation dans sa boîte de réception, il se peut qu'il y ait un problème avec l'adresse e-mail que vous avez saisie ou que vous deviez contacter votre équipe informatique pour confirmer que les e-mails provenant de HubSpot ne sont pas bloqués.

Essayez les étapes de dépannage suivantes si l'utilisateur que vous avez invité n'a pas reçu l'e-mail d'invitation :

• Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courrier indésirable ou de SPAM.
• Confirmez que vous avez correctement orthographié l'adresse électronique. Si l'adresse a été saisie correctement, assurez-vous que l'adresse a été créée et qu'elle est active.
• Vérifiez auprès de votre équipe informatique si un pare-feu n'est pas actif et n'empêche pas la livraison des e-mails HubSpot. Pour en savoir plus sur la façon de configurer allowlisting pour les adresses e-mail et IP de HubSpot.
• Si la première tentative de livraison d'un e-mail d'invitation échoue, HubSpot bloquera l'adresse e-mail correspondante, et vous devrez contacter le Support HubSpot pour obtenir de l'aide afin de débloquer manuellement l'adresse.

Si l'e-mail d'invitation a été envoyé mais que l'utilisateur ne le trouve toujours pas dans sa boîte de réception après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez lui donner accès à son compte en lui envoyant un e-mail de réinitialisation du mot de passe . L'utilisateur concerné peut également réinitialiser son mot de passe directement depuis sa page de connexion.