Formatteer je gegevens met workflows

Gebruik de workflowactie Gegevens opmaken om uw CRM-gegevens te corrigeren, op te maken en te onderhouden. Je kunt bijvoorbeeld contactpersonen of bedrijfsnamen een hoofdletter geven of waarden berekenen op basis van eigenschappen.

Je kunt gegevens ook converteren naar teksteigenschappen met één of meerdere regels of gegevens opmaken en toevoegen aan een Google-spreadsheet.

Gegevens opmaken met workflows gaat in twee stappen. Eerst bereid je je gegevens voor door een actie Gegevens opmaken in te stellen. Daarna stel je een andere workflow actie in om de gegevens te gebruiken.

Formatteer je gegevens met standaard opmaakopties

Om je gegevens op te maken met standaard opmaakopties:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
4. Selecteer in het paneel Acties Gegevens opmaken in de sectie Gegevensoperaties .
5. Controleer in het rechterpaneel of de schakelaar Aangepaste modus is uitgeschakeld.
6. Selecteer in het linker paneel de eigenschap of waarde die u wilt opmaken:
   • Om de waarden van eigenschappen van ingeschreven records te formatteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen of actie-uitgangen weergeven en selecteer je Ingeschreven record. Selecteer vervolgens een eigenschap.
   • Om uitkomsten van eerdere acties te formatteren, klikt u op Eigenschappen bekijken of actie-uitvoer in het vervolgmenu en selecteert u Actie-uitvoer. Klik vervolgens om de naam van de vorige actie uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
7. Klik op hetvervolgkeuzemenu Opmaak en selecteer een opmaakoptie.
8. Klik op het keuzemenu Type uitvoer en selecteer een type uitvoer. Afhankelijk van de geselecteerde opmaakoptie kunnen gegevens worden opgemaakt als tekst, getal, datum of datetime-waarde.

9. Om je geformatteerde gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
   • Schakel het selectievakje Ja, de waarde opslaan in een eigenschap in.
   • Klik bovenaan op Opslaan en doorgaan. Dit maakt automatisch een nieuwe actie Bewerk record aan . Standaard worden de velden van de actie automatisch ingevuld en ingesteld om dezelfde record en eigenschap bij te werken. Je kunt deze actie verder aanpassen, lees meer over het gebruik van de Bewerk record actie.
   • Klik vervolgens op Opslaan.
10. Klik na het instellen van uwactie op Opslaan.

Standaard opmaakopties

Wanneer je de actie Gegevens opmaken gebruikt, zijn de volgende standaard opmaakopties beschikbaar:

• Een getal toevoegen: voeg een specifiek getal toe aan de eigenschap of waarde. Voer de gewenste waarde in het veld Aantal toe te voegen in.
• Een hoeveelheid tijd toevoegen: voeg een hoeveelheid tijd (bijv. uren, dagen) toe aan een datetimewaarde. Voer de hoeveelheid tijd in het veld Bedrag om toe te voegen in en gebruik dan het vervolgkeuzemenu Tijdseenheid om de tijdseenheid te selecteren.
• Bereken n-de wortel van een getal: bereken de wortelwaarde van een getal. Voer het wortelgetal in het veld N-de wortelgetal in.
• Eerste letter met hoofdletter: zet de eerste letter van de waarde met een hoofdletter. Alle andere tekens in de waarde worden veranderd in kleine letters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
• Alle tekens wijzigen in kleine letters: alle tekens in de waarde wijzigen in kleine letters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
• Wijzig alle tekens in hoofdletters: wijzig alle tekens in de waarde in hoofdletters. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
• Verander in hoofdletters: verander de waarde in hoofdletters. De eerste letter van elk woord in de waarde wordt in hoofdletters gezet, alle andere tekens worden in kleine letters veranderd. Werkt alleen voor tekens in het Latijnse alfabet.
• Converteer naar Unix tijdstempel: converteer de waarde naar een Unix tijdstempel.
• Een teken of meerdere tekens verwijderen: verwijder specifieke tekens uit de waarde. Voer de tekens die je wilt verwijderen in het veld Te knippen tekens in. Voor de postcode 02145 zou je bijvoorbeeld 02 in het veld kunnen invoeren, wat zou resulteren in de waarde 145.
• Een getal delen: deel de waarde door een specifiek getal. Voer het getal waarop je wilt delen in het veld Aantal om door te delen in.
• Escape en URL coderen: retourneert de waarde in een URL-gecodeerde indeling. Bijvoorbeeld van hello world naar hello%20world.
• Formatteer datum en tijd: wijzig de datetime-indeling van de waarde.
  • Datumformaat: het nieuwe datumformaat voor de waarde.
  • Tijdzone: de tijdzone waarnaar de waarde moet worden geformatteerd in IANA TZDB-formaat. Standaard wordt UTC-tijd weergegeven.
  • Locale: de locale om te gebruiken voor de waarde, zoals en-US of hi-IN.
• Get absolute value of a number: geeft de absolute waarde van een getal. Je kunt deze optie gebruiken om er zeker van te zijn dat een getal positief is.
• Vermenigvuldig met een getal: vermenigvuldig de waarde met een specifiek getal. Voer het getal waarmee je wilt vermenigvuldigen in het veld Aantal om mee te vermenigvuldigen in.
• HTML-tags verwijderen: verwijder alle HTML-tags uit de waarde.
• Tekens vervangen: zoek en vervang specifieke tekens in de waarde.
  • Te vervangen tekens: de tekenreeks in de waarde die moet worden vervangen.
  • Vervangende tekens: de vervangende waarde voor de opgegeven te vervangen tekens.
  • Aantal te vervangen exemplaren: het aantal keren dat de te vervangen tekens worden vervangen. Standaard worden alle exemplaren van het teken vervangen.
• Rond een getal af: verhoog of verlaag uw waarde tot de dichtstbijzijnde gedefinieerde decimaal.
  • Decimaal afronden op: kies of u wilt afronden op een geheel getal of selecteer de decimale waarde om op af te ronden.
  • Afrondingsmethode: kies uit Altijd naar boven afronden, Altijd naar beneden afronden of Afronden op het dichtstbijzijnde getal.
• Trek een hoeveelheid tijd af: kies om een hoeveelheid tijd af te trekken van een datumeigenschap. Voer een waarde in het veld Bedrag om af te trekken in en selecteer een tijdseenheid in het veld Tijdseenheid .
• Test of een getal deelbaar is: controleer of de waarde deelbaar is door een opgegeven getal. Voer het getal in dat je wilt controleren in het veld Aantal om door te delen .
• Weghalen van voorloop- en sleepspaties: verwijder alle voorloop- en sleepspaties uit de waarde.

Je gegevens opmaken met een aangepaste formule

Gegevens opmaken met een aangepaste formule:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
4. Selecteer in het paneel Acties Gegevens opmaken in de sectie Gegevensoperaties .
5. Klik in het linkerpaneel om de modus Aangepast in te schakelen.
6. Voer in de sectie Formule uw aangepaste formule in.
7. Klik op Invoegen om een van de volgende elementen aan uw formule toe te voegen:
   • Actie-uitvoer: de uitvoerwaarde van een eerdere actie in dezelfde workflow.
   • HubSpot eigenschap: de waarde van de eigenschap die bij het record hoort dat is geregistreerd.
   • Functie: een operator die wordt gebruikt om de formule op te zetten, zoals de eerste letter een hoofdletter geven of een getal toevoegen.
8. Een voorbeeld wordt automatisch ingevuld met een voorbeeldresultaat:
   • Als uw formule een variabele gebruikt, zoals een waarde van een eigenschap, dan toont het voorbeeld automatisch een resultaat met standaardwaarden.
   • Als u een voorbeeld wilt zien met andere voorbeelden, klikt u op Voorbeeldgegevens bewerken en voert u voor elk veld een andere testwaarde in.

9. Om je geformatteerde gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
   • Schakel het selectievakje Ja, de waarde opslaan in een eigenschap in.
   • Klik bovenaan op Opslaan en doorgaan. Dit maakt automatisch een nieuwe actie Bewerk record aan . Standaard worden de velden van de actie automatisch ingevuld en ingesteld om dezelfde record en eigenschap bij te werken. Je kunt deze actie verder aanpassen, lees meer over het gebruik van de Bewerk record actie.
10. Klik na het instellen van je actie op Opslaan.

Voorbeelden van aangepaste formules

Met aangepaste formules kun je complexe opmaakopties voor je uitvoer aanpassen. Lees meer over de functies die je kunt gebruiken met aangepaste formules. U kunt bijvoorbeeld het volgende berekenen:

• Speciale tekens verwijderen uit telefoonnummers: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Het commissiebedrag van je vertegenwoordiger berekenen: ([Amount] * [commission_rate])

• Reeksen waarden van verschillende eigenschappen aan elkaar rijgen: concat([company_name], [month_and_year])

Let op: hoewel het mogelijk is om functies te kopiëren en te plakken in het gedeelte Formule, moeten alle gebruikte tokens zoals Actie-uitgangen of HubSpot-eigenschappen handmatig worden ingevoegd.

Opgemaakte gegevens gebruiken

Nadat je de actie Gegevens opmaken hebt toegevoegd, moet je extra acties instellen om je opgemaakte gegevens te gebruiken. Binnen de actie Gegevens opmaken kun je een bestaande eigenschap automatisch bijwerken met de opgemaakte gegevens.

Je kunt de opgemaakte gegevens ook toevoegen aan je Google Sheet als je de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd.

Bestaande eigenschappen bijwerken met opgemaakte gegevens

Stel een Bewerk record actie in om eigenschappen bij te werken met de nieuw geformatteerde gegevens. De actie kan geformatteerde gegevens gebruiken van een eerdere actie Gegevens opmaken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een workflow actie toe te voegen.
4. Selecteer in het paneel Acties Record bewerken.
5. Klik in het linker paneel op het keuzemenu Te bewerken eigenschap en selecteer een eigenschap.
6. Voor selectievakje en andere select-type eigenschappen:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een waarde en selecteer Kies gegevensvariabele.
   • Klik in het paneel Kies een gegevensvariabele op het vervolgkeuzemenu Ingeschreven [object] en selecteer Actie-uitgangen. Wanneer u een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Meer informatie over compatibele eigenschapstypen.
   • Klik om de vorige actienaam uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
7. Voor eigenschappen voor tekstinvoer:
   • Klik op het tekstvak Kies een waarde.
   • Klik in het paneel Kies een gegevensvariabele op het vervolgkeuzemenu Ingeschreven [object] en selecteer Actie-uitvoer.
   • Klik om de vorige actienaam uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
8. Klik op Opslaan. Nu de actie Bewerk record is ingesteld, kan uw workflow eerder geformatteerde waarden gebruiken om CRM-eigenschappen bij te werken.
   
   

Opgemaakte gegevens toevoegen aan Google Sheets

Als je de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd, kun je opgemaakte gegevens rechtstreeks aan je spreadsheet toevoegen zonder eigenschappen in HubSpot bij te werken. Bijvoorbeeld, als de namen van contactpersonen in het werkblad moeten worden opgemaakt in kleine letters, maar je wilt nog steeds dat hun namen hoofdletters blijven in HubSpot.

Je kunt de Google Sheets-app koppelen vanuit de App Marketplace of vanuit een workflow.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow editor op het plus-pictogram + om een workflow actie toe te voegen.
4. Selecteer in het paneel Acties de rij Google Sheet maken.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Spreadsheet. Selecteer vervolgens de spreadsheet waar je de gegevens naartoe wilt sturen. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan HubSpot.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Blad. Selecteer vervolgens het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
7. Stel je rijen in Google Sheets zo in dat geformatteerde gegevens worden gebruikt:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Koptekst. Selecteer vervolgens de corresponderende kolommen in uw Google-sheet.
   • Klik op het veld Eigenschap .
   • Klik in het gegevenspaneel op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen of acties weergeven en selecteer Actie-uitvoer.
   • Klik om een actie Gegevens opmaken uit te vouwen. Om de eerder geformatteerde waarde te gebruiken, selecteer je [type uitvoer] waarde. Deze actie kan geformatteerde gegevens van elke vorige actie Gegevens opmaken gebruiken.
   • Herhaal dit tot je je nieuwe rij hebt ingevuld.
8. Klik op Opslaan.

Als de actie Maak Google Sheet-rij is ingesteld, kan uw workflow eerder opgemaakte waarden gebruiken om nieuwe rijen aan uw Google Sheet toe te voegen zonder de bestaande eigenschappen te beïnvloeden. Meer informatie over gegevens toevoegen aan Google Sheets met workflows.