Dédupliquer des fiches d'information dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine. Les ID d'enregistrement peuvent également être utilisés pour dédupliquer manuellement les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits, les objets activés par l'administrateur (par exemple, les rendez-vous) et les objets personnalisés. Pour dédupliquer via l'import, vous pouvez inclure la propriété  Record ID ou des propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques dans votre fichier d'import .

Les utilisateurs d'un compte Pro ou Entreprise peuvent également gérer manuellement les doublons possibles en utilisant l' outil de gestion des doublons.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts et les entreprises créés dans le CRM (ex : imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

• Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail
• Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

Découvrez-en davantage sur la façon dont les cookies sont utilisés pour le suivi dans HubSpot ou la gestion des doublons d'envoi de formulaires .

Dédupliquez automatiquement les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail.

• Si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu'un contact existant, HubSpot vous avertira qu'un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
• Lors d'un ajout via des soumissions de formulaires, si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Découvrez-en davantage sur les paramètres soumission de formulaire déduplication HubSpot ou les formulaires externes à HubSpot.
• Lors d'un ajout via un import :
  • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les nouvelles informations de contact seront ajoutées à la fiche d'informations de contact existante. Par exemple, si vous importez une liste de contacts qui inclut « [email protected] » et qu'un contact existant dans votre compte HubSpot possède l'adresse e-mail « [email protected] », les informations importées seront ajoutées à cette fiche d'informations de contact existante.
  • Si vous utilisez l'e-mail secondaire d'un contact dans HubSpot comme son identifiant unique dans un import, si vous incluez à la fois l'e-mail secondaire et Enregistrement ID comme colonnes dans votre fichier, l'e-mail secondaire remplacera l'e-mail principal lors de l'importation. Si vous ne voulez pas que l'e-mail secondaire écrase l'e-mail primaire, n'incluez pas également la colonne Record ID dans votre fichier.
  • Si vous n'incluez pas la propriété E-mail dans votre importation, chaque ligne de votre fichier d'importation sera importée comme un nouvel enregistrement de contact.
  • Si plusieurs enregistrements existent déjà avec la même adresse e-mail qu'un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d'importation et ce contact ne sera pas importé . 

Dédupliquer automatiquement <mstrans:dictionary translation="dédupliquer">les</mstrans:dictionary> <mstrans:dictionary translation="entreprises">entreprises</mstrans:dictionary> par domaine <mstrans:dictionary translation="entreprise">d'entreprise</mstrans:dictionary>

• Si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine que le domaine principal d'une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu'une entreprise existe déjà.
• Si une soumission de formulaire inclut des propriétés d'entreprise, lorsque le nom de domaine de l'entreprise est inclus, l'entreprise existante avec ce domaine sera mise à jour. Si la soumission ne contient aucun domaine, le cas échéant, l'entreprise principale associée du contact sera mise à jour.
• Lorsqu'il est ajouté via l'import, le nom de domaine de la société sera utilisé pour dédupliquer les sociétés sauf si vous avez choisi d'utiliser une propriété personnalisée qui nécessite des valeurs uniques comme identifiant unique à la place. Si vous utilisez une propriété personnalisée qui requiert des valeurs uniques, votre fichier peut inclure des noms de domaine d'entreprise en double.
  • Si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d'ID unique personnalisée, les nouvelles informations d'entreprise seront ajoutées à la fiche d'informations existante.
  • Si plusieurs entreprises existent déjà avec le même nom de domaine ou la même propriété d'identifiant unique personnalisé, vous recevrez une erreur d'importation et cette entreprise ne sera pas importée . 

• • Si la propriété Nom de domaine de l'entreprise ou une autre propriété d'ID unique personnalisée n'est pas incluse dans votre import, chaque ligne de votre fichier d'import sera importée en tant que nouvelle fiche d'informations.

Remarque : Les entreprises créées par l'intermédiaire d'une API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l'entreprise. Cela inclut les applications de synchronisation tierces installées. 

<mstrans:dictionary translation="déduplication">Déduplication</mstrans:dictionary> manuelle dans HubSpot

Vous pouvez dédupliquer manuellement les objets (contacts, listes, objets personnalisés, etc.) créés dans le CRM des manières suivantes :

• Manuellement dédupliquer les fiches d’informations selon l’ID de Fiche d'informations propriété
• Dédupliquer manuellement les fiches d’informations par propriétés personnalisées à valeur unique

Manuellement dédupliquer les fiches d’informations selon l’ID de Fiche d'informations propriété

Lorsque vous souhaitez import des fiches d’informations de contact, de entreprise, de transaction, de ticket, de produit, d’objet activé par l’administrateur (par exemple, un service) ou de objet personnalisé, vous pouvez utiliser le propriété ID de Fiche d'informations pour faire correspondre ces fiches d’informations à des fiches d’informations existantes dans HubSpot. Il s’agit d’une propriété par défaut qui stocke la valeur unique de la fiche d’informations et peut être utilisée pour dédupliquer les enregistrements pendant le processus d’import ou pour rechercher une fiche d’informations spécifique dans HubSpot.

• Pour obtenir les ID de Fiche d'informations , export vos fiches d’informations ou afficher la valeur de fiche d'informations pour son ID de Fiche d'informations.
• Incluez une colonne Record ID dans votre fichier lorsque vous importez vos enregistrements dans HubSpot. Si vous incluez la colonne ID de la fiche d’informations dans votre fichier d’import, toutes les lignes sans valeur pour ID de la fiche d’informations créeront de nouvelles fiches d’informations.
• Lors de l'import, vous serez invité à associer la colonne avec l'ID de fiche d'informations dans la colonne Propriété HubSpot.

Pour en savoir plus sur l'importation Record IDs et comment configurer vos fichiers d'importation.

Dédupliquer manuellement les enregistrements par propriétés de valeur uniques personnalisées

Pour chaque objet, vous pouvez créer jusqu'à dix propriétés personnalisées nécessitant des valeurs uniques. Lorsqu'une propriété requiert des valeurs uniques, les utilisateurs ne peuvent pas saisir la même valeur pour plusieurs fiches d'informations.

Par exemple, votre entreprise crée un numéro de commande pour chaque achat en ligne. Vous pouvez configurer une propriété Numéro de commande qui nécessite un numéro unique pour chaque transaction. Si un utilisateur tente de créer ou de modifier une transaction en utilisant un numéro de commande existant, il sera averti que le numéro est déjà utilisé et ne pourra pas enregistrer la transaction.

Le comportement suivant est attendu pour les propriétés à valeur unique :

• Les valeurs uniques sont prises en charge lors de la création ou de la modification manuelle d’une fiche d’informations dans HubSpot, ainsi que lors de la création, de la mise à jour ou de l’association de fiches d’informations via l’import.
• Les valeurs uniques ne sont actuellement pas prises en charge dans les formulaires. Si votre objectif est de mettre à jour ou d'associer des enregistrements existants via des soumissions de formulaire, il est recommandé d'utiliser les propriétés de déduplication par défaut (par exemple, e-mail, nom de domaine de l'entreprise , ID d'enregistrement ).
• Si vous créez une propriété à valeur unique pour les contacts, lorsque les visiteurs sont convertis en fiche d'informations de contact, toutes les valeurs de propriété des visiteurs qui ne satisfont pas aux exigences de propriété unique seront supprimées. Découvrez-en davantage sur l'identification des visiteurs.

Examiner manuellement les contacts et les entreprises en double potentiels (Pro et Entreprise uniquement)

Vous pouvez également consulter les contacts et entreprises en double possibles dans votre compte HubSpot à l'aide de l'outil de gestion des doublons. Cela signifie que vous pouvez les gérer individuellement.

Vous pouvez également dédupliquer des fiches d'informations en masse&nbsp;et afficher une vue d'ensemble des fiches d'informations en double dans le centre de commande de la qualité des données ( Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement).

L'outil de gestion des doublons identifie les doublons en comparant les valeurs des enregistrements pour les propriétés suivantes :

• Contacts: Prénom, Nom de famille, Adresse e-mail, Pays IP, Numéro de téléphone, Code postal, et Nom de la société.
• Sociétés: Nom de domaine de la société, nom de la société, pays/région, numéro de téléphone et secteur d'activité.

• Dans votre compte HubSpot, accédez aux contacts ou aux entreprises :
  
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Entreprises :
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Gérer les doublons.
• Affichez une liste de contacts ou d'entreprises en doublon que vous pourrez consulter. Vous pouvez également afficher la date à laquelle les doublons les plus récents ont été identifiés.