Ta bort dubbletter av register i HubSpot

HubSpot tar bort dubbletter av kontakter automatiskt med hjälp av e-postadresser och företag med hjälp av domännamn. Register-ID kan också användas för att manuellt bortdubbla kontakter, företag, affärer, biljetter, produkter, adminaktiverade objekt (t.ex. möten) och Anpassade objekt. För att ta bort dubbletter via import kan du inkludera egenskapen Register-ID eller anpassade egenskaper som kräver unika värden i din importfil.

Användare med ett Professional- eller Enterprise-konto kan också hantera eventuella dubbletter manuellt med hjälp av verktyget för hantering av dubbletter.

Automatisk borttagning av dubbletter i HubSpot

HubSpot tar automatiskt bort dubbletter av kontakter och företag som skapas i CRM (t.ex. import, Inskick av formulär) på följande sätt:

• Ta bort dubbletter av kontakter automatiskt efter e-postadress
• Ta bort dubbletter av företag automatiskt efter företagets domännamn

Läs mer om hur kakor används för spårning i HubSpot eller för att hantera dubbletter av inskick av formulär.

Ta bort dubbletter av kontakter automatiskt efter e-postadress

När en ny kontakt läggs till kommer HubSpot att leta efter ett matchande värde i E-post-egenskapen.

• Om du försöker att manuellt skapa en kontakt med samma e-postadress som en befintlig kontakt, kommer HubSpot att varna dig om att en kontakt redan finns och du kommer inte att kunna lägga till den ytterligare kontakten.
• När du lägger till via inskick av formulär, om det redan finns en kontakt på ditt konto med samma e-postadress, kommer den nya kontaktinformationen att läggas till i det befintliga kontaktregistret. Om kontakten skickar in ett formulär med sin sekundära e-postadress, kommer e-postadressen att skriva över den befintliga e-postadressen för kontakten. Läs mer om inställningar för borttagning av dubbletter för inskick av formulär från HubSpot eller formulär som inte är från HubSpot.
• När det läggs till via import:
  • Om det redan finns en kontakt på ditt konto med samma e-postadress läggs den nya kontaktinformationen till i det befintliga kontaktregistret. Om du till exempel importerar en lista med kontakter som innehåller "[email protected]" och en befintlig kontakt i ditt HubSpot-konto har e-posten "[email protected]", kommer den importerade informationen att läggas till i det befintliga kontaktregistret.
  • Om du använder en kontakts sekundära e-post i HubSpot som deras unika identifierare i en import, om du inkluderar både den sekundära e-posten och Register ID som kolumner i din fil, kommer den sekundära e-posten att ersätta den primära e-posten när den importeras. Om du inte vill att den sekundära e-posten ska skriva över den primära ska du inte heller inkludera kolumnen Register ID i din fil.
  • Om du inte inkluderar egenskapen E-post i din import kommer varje rad i din importfil att importeras som ett nytt kontaktregister.
  • Om det redan finns flera register med samma e-postadress som en kontakt som du importerar, får du ett importfel och kontakten importeras inte.

Ta bort dubbletter av företag automatiskt efter företagets domän

• Om du försöker att manuellt skapa ett företag med samma domännamn som ett befintligt företags primära domän, kommer HubSpot att varna dig om att ett företag redan finns.
• Om ett inskick av formulär innehåller företagsegenskaper, när företagets domännamn ingår, kommer det befintliga företaget med den domänen att uppdateras. När det inte finns någon domän i inlämningen, om tillämpligt, kommer kontaktens primära associerade företag att uppdateras.
• När Företagets domännamn läggs till via import kommer det att användas för att ta bort dubbletter av företag om du inte har valt att använda en anpassad egenskap som kräver unika värden som den unika identifieraren istället. Om du använder en anpassad egenskap som kräver unika värden kan filen innehålla dubbla domännamn för företag.
  • Om det redan finns ett företag på ditt konto med samma domännamn eller med samma värde för egenskapen anpassat unikt ID kommer den nya företagsinformationen att läggas till i det befintliga Företagsregistret.
  • Om det redan finns flera företag med samma domännamn eller unika ID-egenskapsvärde kommer du att få ett importfel och det företaget kommer inte att importeras.

• • Om du inte inkluderar Företagets domännamn eller någon annan anpassad unik ID-egenskap i din import, kommer varje rad i din importfil att importeras som ett nytt företagsregister.

Observera: företag som skapas via API kommer inte att tas bort av dubbletter av Företag domännamn egenskap. Detta inkluderar installerade synkroniseringsappar från tredje part.

Manuell borttagning av dubbletter i HubSpot

Du kan manuellt ta bort dubbletter av objekt (t.ex. kontakter, listningar, anpassade objekt) som skapas i CRM på följande sätt:

• Ta bort dubbletter av register manuellt med egenskapen Register-ID
• Ta bort dubbletter av register manuellt genom anpassade unika värdeegenskaper

Ta bort dubbletter av register manuellt med egenskapen Register-ID

När du vill importera kontakt-, företags-, affärs-, biljett-, produkt-, admin-aktiverat objekt (t.ex. tjänst) eller Anpassat objekt-poster kan du använda Record ID-egenskapen för att matcha dessa poster med befintliga poster i HubSpot. Detta är en standardegenskap som lagrar det unika värdet för registret och kan användas för att ta bort dubbletter av register under importen eller för att söka efter ett specifikt register i HubSpot.

• För att få register-ID:n, exportera dina register eller visa ett enskilt registers värde för derasregister-ID.
• Inkludera en kolumn för Register ID i din fil när du importerar dina register till HubSpot. Om du inkluderar kolumnen Register ID i din importfil kommer alla rader utan ett värde för Register ID att skapa nya register.
• Under importen kommer du att bli prompt att matcha kolumnen med Register ID i HubSpot egenskapskolumnen .

Läs mer om import av Register ID:n och hur du ställer in dina filer för import.

Ta bort dubbletter av register manuellt genom anpassade unika värdeegenskaper

För varje objekt kan du skapa upp till tio anpassade objekt med egenskaper som kräver unika värden. När en egenskap kräver unika värden kan användarna inte ange samma värde för flera register.

Ditt företag skapar till exempel ett ordernummer för varje onlineköp. Du kan ställa in en Ordernummeregenskap som kräver ett unikt nummer för varje affär. Om en användare försöker skapa eller redigera en affär med ett befintligt ordernummervärde får användaren ett meddelande om att numret redan används och kan inte spara affären.

Följande beteende förväntas för egenskaper med unika värden:

• Unika värden stöds när du manuellt skapar eller redigerar ett register i HubSpot, och när du skapar, uppdaterar eller associerar register via import.
• Unika värden stöds för närvarande inte i formulär. Om ditt mål är att uppdatera eller associera befintliga register via formulär rekommenderas att du använder standardegenskaperna för Borttagning av dubbletter istället (t.ex. E-post, Företagets Domännamn, Register ID).
• Om du skapar en egenskap med unikt värde för kontakter kommer alla värden för besökaregenskaper som bryter mot kraven för unika egenskaper att rensas när besökare konverteras till ett kontaktregister. Läs mer om hur du identifierar besökare.

Manuell granskning av potentiella dubbletter av kontakter och företag (endastProfessional och Enterprise )

Du kan också granska eventuella duplicerade kontakter och företag i ditt HubSpot-konto med hjälp av duplikathanteringsverktyget. Detta innebär att du kan hantera dem individuellt.

Du kan också ta bort dubbletter av register i bulk och visa en översikt över duplicerade registerdata i kommandocentralen för datakvalitet (endastOperations Hub Professional eller Enterprise ).

Verktyget för hantering av dubbletter identifierar dubbletter genom att jämföra registrens värden för följande egenskaper:

• Kontakter: Förnamn, efternamn, E-post, IP-land, telefonnummer, postnummer och namn på företaget.
• Företag: Företagets domännamn, Företagets namn, land/region, telefonnummer och bransch.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till kontakter eller företag:
  
  • Kontakter I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
• Klicka på Åtgärder > Hantera dubbletter uppe till höger.
• Visa en lista över dubbletter av par av kontakter eller företag för granskning. Du kan också visa när de senaste dubbletterna identifierades.

Observera: ovanför tabellen, Senast kontrollerad för dubbletter den [datum] hänvisar till den senaste gången en dubblett identifierades vid en skanning.

• För att filtrera registren klickar du på rullgardinsmenyerna för egenskaper ovanför tabellen och väljer sedan kriterier. Du kan filtrera efter ägare, skapandedatum, datum för senaste aktivitet och upptäcktsdatum (det datum då den potentiella kopian hittades). För kontakter kan du också filtrera efter Livscykelfas.
• Om du vill jämföra ett enda par möjliga dubbletter klickar du på Granskning bredvid ett par kontakter eller företag. I dialogrutan kan du jämföra registrets egenskaper och analysera vilket register som ska behållas.
  
  • Om du vill ändra vilka egenskaper som ska visas när du jämför registren klickar du på Ange egenskaper för granskning. Klicka på Tillämpa när du har valt egenskaper.
  • Välj den kontakt/det företag som du vill behålla och klicka sedan på Slå samman. Eller välj de kontakt-/företagsegenskaper som du vill behålla från varje register( endastOperations Hub Professional eller Enterprise ). Läs mer om att slå samman kontakter eller företag i HubSpot.
  • Om de två registren inte är dubbletter klickar du på Avbryt i dialogrutan. I tabellen klickar du på Avvisa för att ta bort det identifierade paret från instrumentpanelen Hantera dubbletter. Avvisade förslag kommer inte att visas i duplikatverktyget framöver.

• Om du vill slå samman dubbla register eller avvisa förslag i bulk (endastOperations Hub Professional och Enterprise ) markerar du kryssrutorna bredvid registren.

• Om du vill avvisa det föreslagna paret klickar du på Avvisa längst upp i tabellen. Registren tas bort från instrumentpanelen och kommer inte att visas som förslag framöver.

Observera: Om ett register från ett tidigare avvisat förslag slås samman med ett annat register kan det dyka upp igen i verktyget för dubbletter...

• Om du vill ångra ett avvisat par klickar du på Granskning av avvisade dubbletter längst upp till höger. Klicka sedan på Ångra.

• Om du vill jämföra registren klickar du på Granskning längst upp i tabellen.
  • I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Sammanfogningskriterier och väljer det kriterium som avgör hur registren ska sammanfogas:

• • • Senaste engagemanget: alla markerade register slås samman till det register som har det senaste värdet för egenskapenDatum för senaste engagemang. Engagemang som påverkar denna egenskap inkluderar interaktioner med sidor på webbplatsen, formulär, dokument, möteslänk eller spårade en-till-en e-postmeddelanden.
    • Äldsta engagemanget: alla markerade register slås samman till det register som har det äldsta värdet för egenskapenDatum för senaste engagemang.
    • Skapades först: alla markerade register slås samman till det äldsta registret baserat på egenskapen Skapad datum.
    • Skapades senast: alla markerade register slås samman till det nyaste registret baserat på egenskapen Skapad dag.
    • Senast uppdaterad: alla markerade register kommer att slås samman till det register som har den senaste uppdateringen av egenskapens värde. Alla egenskaper, inklusive dolda interna HubSpot-egenskaper, utvärderas.
  • Klicka på Slå samman alla.

Läs mer om vad som händer när du slår samman kontakter eller företag.