Creazione di fatture

Creare fatture in HubSpot per raccogliere pagamenti digitali attraverso l'elaborazione dei pagamenti Stripe o i pagamenti HubSpot, o per tracciare i pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot. I Super Amministratori e gli utenti con i permessi per le Fatture possono creare una fattura:

• Direttamente da un Record del contatto, dell'azienda, dell'affare o del preventivo, o dalla pagina dell'indice delle fatture.
• Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Automaticamente utilizzando gli abbonamenti.
• Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite Link di pagamento o preventivi.

Prima di iniziare

Utilizzate questo GUID per capire come configurare le Fatture per il vostro Account, incluso come personalizzare i prefissi, aggiungere informazioni fiscali e impostare le Fatture per gli Abbonamenti. Potete anche recensire le proprietà predefinite di HubSpot per le fatture.

Comprendere limiti e considerazioni

• È possibile creare e finalizzare le fatture senza impostare un elaboratore del pagamento e procedere alla riscossione manuale dei pagamenti.
• Se volete accettare pagamenti online, dovrete impostare l'elaborazione dei pagamenti Stripe (disponibile per tutti gli abbonamenti) o gli strumenti per i pagamenti HubSpot( soloper Starter, Professional o Enterprise).
• La valuta di una fattura può essere impostata come qualsiasi valuta supportata da HubSpot. Scopri come impostare le valute per il tuo account.
  • Se si utilizzano i pagamenti HubSpot, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma si possono accettare pagamenti online solo in USD. Per le altre valute, è possibile registrare i pagamenti manuali a fronte della fattura.
  • Se si utilizza Stripe come elaboratore del pagamento, è possibile creare fatture in qualsiasi valuta, ma accettare pagamenti online solo nelle valute elencate. Per le altre valute, è possibile registrare pagamenti manuali a fronte della fattura.

Creazione manuale delle fatture

Per creare una fattura manualmente, utilizzare i metodi indicati di seguito.

Creare una fattura dalla pagina dell'indice

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
• In alto a destra, fare clic su Crea fattura.

Creare una fattura da un record del contatto, dell'azienda o della trattativa

• Navigare verso i record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Trattative: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome del record.
  • Per contatti e aziende, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Crea fattura.

• • Per le trattative, nella barra laterale destra, nella sezione Fatture, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
    
    • Convertire trattativa in fattura: crea una fattura utilizzando le informazioni della trattativa, comprese le voci associate. Se la trattativa ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Convertire la trattativa in abbonamento. Per saperne di più sugli abbonamenti.
    • Crea fattura vuota: crea una nuova fattura da zero.
    • Aggiungi fattura esistente: selezionare una fattura esistente da associare alla trattativa.

• • • È possibile creare una fattura anche dall'editor delle voci di una trattativa.

Creare una fattura a partire da un preventivo pubblicato

• Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
• Passare il mouse sul nome del preventivo, fare clic su Azioni e selezionare Converti in fattura. In questo modo si creerà una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo. Se il preventivo ha voci ricorrenti, l'opzione visualizzata è Converti trattativa in abbonamento. Per saperne di più sugli abbonamenti.

Il contatto associato alla fattura sarà il contatto più recente associato all'azienda che è stata associata alla fattura.

Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, si utilizza un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). È possibile aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.

Selezionare il set di impostazioni

Se siete iscritti a Strumento per i pagamenti HubSpot, o avete collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, e avete impostato preset alternativi a quello predefinito per la fattura, potete selezionare quale preset utilizzare per la fattura:

• Fare clic sul nome del set di impostazioni in alto a destra.
• Fare clic sul menu a discesa Set di impostazioni e selezionare il set di impostazioni desiderato.
• Fare clic su Applica.

Impostazione della fatturazione

Una volta creata la fattura, nella sezione Fattura a dell 'editor di fatture, impostare i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.

Per associare la fattura a un contatto:

• Fare clic su Aggiungi contatto.
• Nel pannello di destra, cercare un contatto esistente o crearne uno nuovo.
• Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
• Fare clic su Salva.

Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un contatto. Una volta creata, è possibile aggiungere altri contatti utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

• Fare clic su Aggiungi azienda.
• Nel pannello di destra, cercare un'azienda esistente o crearne una nuova.
• Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
• Fare clic su Salva.

Durante la creazione, ogni fattura può essere associata a un'azienda. Una volta creata, è possibile aggiungere altre aziende utilizzando le associazioni nella barra laterale destra.

Nota bene: se l'impostazione di associazione del contatto di fatturazione è attivata e si è scelta un'azienda con un contatto di fatturazione associato, il contatto di fatturazione verrà automaticamente aggiunto alla fattura.

Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:

• Fare clic su Modifica alla voce Indirizzo di fatturazione.
• Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
• Fare clic su Applica.

• Fare clic su add Aggiungi indirizzo di spedizione.
• Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
• Fare clic su Salva.
• Per impostazione predefinita, la data della fattura sarà impostata sul giorno corrente. Per aggiornarla:
  • Fare clic sul campo Data fattura
  • Utilizzare il selezionatore di date per selezionare una nuova data.
• Perimpostazione predefinita, il pagamento della fattura sarà dovuto al momento della sua ricezione. Perselezionare termini di pagamento diversi:
  • Fare clic sul menu a discesaTermini di pagamento.
  • Selezionare un termine di pagamento. Il campo della data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato. Se è stata attivata l'impostazione per l'invio di e-mail automatiche di sollecito, le e-mail saranno inviate in base a questa data.

Le proprietà personalizzate configurate nelle impostazioni della fattura vengono visualizzate sul lato destro, sotto la voce Data di scadenza . Se è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di sovrascrivere questi campi , è possibile modificarli durante la creazione della fattura.

Aggiunta di voci

Nella sezione Voci, aggiungere le voci che l'acquirente acquisterà. Scoprite come utilizzare le voci con le fatture.

Aggiungere le tasse

È possibile aggiungere le tasse in diversi modi, a seconda delle esigenze:

• Automazione del calcolo delle imposte (BETA): calcolo automatico delle imposte in base all'indirizzo della fattura.
• Aggiungere tasse alle singole voci: aggiungere tasse basate sulle voci dalla propria libreria fiscale.
• Aggiungi una tassa una tantum alla fattura: aggiungi una tassa una tantum all'intera fattura.

È inoltre possibile includere il codice fiscale nella fattura.

Aggiungi commenti

Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile inserirle nel campo Commenti. Ad esempio, si possono aggiungere nei commenti i termini di pagamento, le informazioni legali o qualsiasi altra informazione importante. Se si accettano pagamenti online, è possibile aggiungere anche le politiche che appariranno nella pagina di checkout.

Utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire un frammento (è possibile utilizzare i frammenti per creare pezzi di testo. Ad esempio, se si utilizzano regolarmente gli stessi termini in una fattura, si può creare un frammento da utilizzare ogni volta).

Nelle impostazioni della fattura è possibile aggiungere un commento predefinito che apparirà su ogni fattura.

Configurazione della riscossione dei pagamenti

Nella sezione Riscossioni, scegliere se addebitare un metodo di pagamento memorizzato, se accettare pagamenti online, se impostare le opzioni di pagamento disponibili per l'acquirente e se raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Le impostazioni dei pagamenti online sono ereditate dalle impostazioni del checkout dei pagamenti.

• Per addebitare un metodo di pagamento memorizzato, selezionare Addebita fattura con metodo di pagamento memorizzato. Questo addebiterà automaticamente all'acquirente il metodo di pagamento memorizzato.

• Per inviare una fattura per richiedere il pagamento al cliente, selezionare Invia fattura per richiedere il pagamento al cliente.
  • Per accettare pagamenti online per la fattura, attivare l'interruttore Accetta pagamenti online. Se l'interruttore Checkout è disattivato, le opzioni seguenti non saranno disponibili.
  • Selezionare le caselle di controllo accanto alle forme di pagamento che si desidera accettare (ad esempio, carta di credito o di debito o pagamenti con addebito bancario, come l'ACH).
  • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
  • Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.
  • Selezionate la casella di controllo Raccogli i dati di pagamento del cliente alla cassa per gli addebiti futuri per memorizzare il metodo di pagamento utilizzato per gli addebiti futuri.
  • Per consentire ai clienti di inserire un importo personalizzato al momento del pagamento, selezionare lacasella di controllo Consenti al cliente di pagare un importo inferiore al saldo dovuto . Se si desidera registrare un pagamento manuale o esistente come pagamento parziale, è possibile farlo dalla pagina dell'indice delle fatture. Gli importi dei pagamenti personalizzati devono essere inferiori al saldo totale dovuto.

Impostazioni avanzate

Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.

• Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua. I titoli, le etichette e l'avviso di fattura e di imposta sulle vendite saranno visualizzati nella lingua selezionata. È possibile disattivare l'avviso di valuta e l'imposta sulle vendite nelle impostazioni della fattura.
• Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo sarà quello degli Stati Uniti. Per modificarlo in un altro formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
• Per impostare un URL di fattura personalizzato utilizzando uno dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio e selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno Slug personalizzato alla fine dell'URL, inserendo un valore nel campo Contenuto. Sotto i campi dell'URL viene visualizzata un'anteprima dell'URL della fattura.

• Se nel proprio account sono stati impostati dei codici fiscali e si desidera includerli nella fattura, selezionare le caselle di controllo dei codici fiscali corrispondenti.

Salvare e finalizzare

In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla. È anche possibile fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente.

Se siete pronti a finalizzare la fattura, potete inviarla all'acquirente:

• In alto a destra, fare clic su Finalizza. Una volta finalizzata, una fattura non può essere cancellata.

• Nella finestra di dialogo, recensire l'esclusione di responsabilità, quindi fare clic su Finalizza.

Invio della Fattura

Dopo aver finalizzato la fattura, viene visualizzata una finestra di dialogo con le opzioni per l'invio della fattura all'acquirente tramite e-mail, link o PDF. È possibile chiudere l'istruzione facendo clic sulla X e inviarla in un secondo momento. Le e-mail di sollecito sono gestite dalle impostazioni della fattura.

Invio della fattura via e-mail

• Il campo A verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record del contatto dopo l'invio.
• Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo CC.
• Se nelle impostazioni della fattura è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con l'indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare le fatture dalla loro e-mail personale o da altre e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.

• Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà quello predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
• Le e-mail di risposta saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta in entrata in contatto, comprese le caselle di posta in arrivo condivise del team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta in arrivo delle conversazioni di HubSpot.

Man mano che si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima in tempo reale. Per inviare l'e-mail:

• Fare clic su Invia fattura e-mail per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser e una versione PDF della fattura come allegato.
• Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link alla fattura, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Inviare la fattura tramite un link o un PDF

Copiare un link per inviare la fattura o scaricare un PDF della fattura:

Nota bene: se si invia una fattura in un'e-mail scritta manualmente o inserendo un link, la proprietà Data ultimo invio non verrà aggiornata. Per saperne di più sulle proprietà delle fatture.

• Fare clic sul link Copia, scheda Scarica PDF. Nella parte destra della finestra viene visualizzata un'anteprima della fattura.
• Fare clic su Copia link per copiare un link alla fattura.
• Fare clic su Scarica PDF per scaricare il PDF della fattura.
• Fare clic sulla X o su Chiudere quando si è terminato.

Creazione automatizzata di fatture

Creare e inviare automaticamente fatture ricorrenti, utilizzando gli abbonamenti

Per inviare automaticamente le fatture ai clienti alla data di fatturazione dell'abbonamento, procedere come segue.

Visualizzare le fatture create automaticamente dai pagamenti effettuati tramite link di pagamento, preventivi o abbonamenti

Quando una fattura viene creata automaticamente da un pagamento su un link di pagamento o su un preventivo, la fattura viene associata al pagamento.

Le fatture possono essere visualizzate dalla pagina dell'indice delle fatture, oppure è possibile visualizzare la fattura associata dal record del pagamento stesso. La fattura non viene inviata automaticamente al cliente. Se si desidera inviare la fattura, seguire i seguenti passaggi.

Le prossime tappe

Imparate a gestire le fatture create.