De HubSpot factuurtool instellen

Met HubSpot facturen kun je facturen rechtstreeks vanuit HubSpot versturen, vorderingen bijhouden en betaald worden met Stripe betalingsverwerking of HubSpot betalingen. Met facturen kunnen je kopers een vergelijkbaar afrekenproces verwachten als bij betaallinks en offertes. Maar in tegenstelling tot betaallinks en offertes houden facturen vervaldatums en saldi bij en kunnen ze worden gemarkeerd als betaald buiten je betalingsverwerker om. Ze bevatten ook factuurnummers, die sommige kopers nodig kunnen hebben als ze om betaling vragen.

Factuur afrekenen koper	Intern factuurrecord

Lees hieronder hoe je kunt beginnen met het innen van betalingen met HubSpot facturen. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat de gebruiker die een van de volgende instellingen moet bijwerken Super Admin rechten heeft.

Algemene factuurinstellingen configureren

Om te beginnen configureer je de volgende factuurinstellingen:

• Factuurpermissies instellen: om te bepalen welke HubSpot-gebruikers toegang hebben om facturen te bekijken, te maken en te bewerken, lees hier hoe je gebruikerspermissies voor bestaande gebruikers bewerkt of hoe je permissies instelt bij het toevoegen van nieuwe gebruikers
  
  

  Let op: HubSpot-gebruikers die vóór 9 februari 2023 zijn gemaakt, hebben standaard rechten om facturen te bekijken en te bewerken. Gebruikers die na die datum zijn gemaakt, hebben standaard geen machtigingen voor facturen.

• Voeg een logo en merkkleuren toe aan je HubSpot-merkset: facturen worden automatisch opgehaald uit het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de standaardinstellingen voor je HubSpot-merk. Als je je logo en kleuren bijwerkt, worden bestaande, definitieve facturen niet bijgewerkt, alleen de facturen die momenteel worden opgesteld en facturen die na het bijwerken worden gemaakt.

• Standaard betalingsopties instellen: optioneel kun je in je betalingsinstellingen instellen welke betalingsmethoden je facturen standaard accepteren. Je kunt dit ook aanpassen op elke factuur tijdens het maken.
• Verbind je domein met HubSpot: facturen worden standaard gehost op het primaire domein dat is verbonden met je account. Bij het maken van een factuur kun je ook kiezen uit een van je gekoppelde domeinen. Als je nog geen domein hebt gekoppeld of een apart subdomein wilt koppelen voor het hosten van facturen (bijvoorbeeld billing.website.com), lees dan hoe je een domein koppelt aan HubSpot.

Opzetten

Pas je factuurvoorvoegsel en startnummer aan

Om ervoor te zorgen dat HubSpot factuurnummers niet overlappen met factuurnummers in je accountsysteem, hebben HubSpot facturen standaard het voorvoegsel INV en een startnummer van 1001. Je kunt de prefix en het startnummer aanpassen in je factuurinstellingen. Zodra een factuur is afgerond en een nummer heeft gekregen, zoals INV-1002, kan dat nummer niet meer worden gewijzigd of hergebruikt.

Let op: voordat je het factuurvoorvoegsel en het startnummer aanpast, moet je overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat het werkt met je huidige systemen.

Om je factuurvoorvoegsel en startnummer aan te passen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Facturen beginnen standaard met het voorvoegsel INV. Om dit te wijzigen klik je op het tabblad Instellingen op Voorvoegsel bewerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw voorvoegsel in en klik op Voorvoegsel opslaan. Een voorvoegsel mag maximaal 8 tekens bevatten.
• Het beginfactuurnummer is standaard 1001. Als je dit wilt wijzigen, klik je op Beginpunt factuurnummers bijwerken. Voer vervolgens in het dialoogvenster een nieuw beginpuntnummer in en klik op Beginpunt bijwerken.

De mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen

Facturen bewerken die zijn afgerond en de status Open hebben. Voordat gebruikers facturen kunnen bewerken, moeten Super Admins de mogelijkheid om openstaande facturen te bewerken inschakelen. Deze instelling hoeft niet ingeschakeld te zijn om gebruikers facturen in de conceptstatus te laten bewerken.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Bewerken van facturen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

De mogelijkheid inschakelen om onbetaalde facturen te verwijderen

Verwijder facturen die definitief zijn, maar niet zijn betaald. Conceptfacturen kunnen zonder deze instelling worden verwijderd.

Voordat gebruikers definitieve facturen kunnen verwijderen, moeten Super Admins de mogelijkheid om onbetaalde facturen te verwijderen inschakelen. Het verwijderen van facturen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: factuurnummers blijven oplopend vanaf de laatst gemaakte factuur (zelfs als die of een andere factuur is verwijderd). Het verwijderen van facturen kan dus een permanent gat in de factuurnummering veroorzaken. Nummering kan alleen opnieuw worden ingesteld als alle facturen zijn verwijderd (maar betaalde facturen kunnen niet worden verwijderd). Je moet overleggen met je boekhoudteam om er zeker van te zijn dat dit werkt met je huidige systemen.

Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factuurbeheer het selectievakje Factuur verwijderen toestaan in.
• Klik op Opslaan.

Een standaard e-mailadres instellen om facturen van te versturen

Stel een standaard e-mailadres in waarvan facturen worden gemaild. Het standaard e-mailadres kan een e-mailadres van het team of een persoonlijk e-mailadres zijn. Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de factuur verzonden vanaf het persoonlijke of team e-mailadres dat de gebruiker kiest bij het verzenden van de factuur.

Een standaard e-mailadres instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.

• Klik onder E-mailinstellingen op het vervolgkeuzemenu Standaard van adres en selecteer het e-mailadres dat je als standaard wilt gebruiken.
• Als je gebruikers wilt toestaan handmatig facturen te verzenden vanaf hun persoonlijke e-mailadres of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben, schakel je het selectievakje Verzenden vanaf andere e-mailadressen toest aan in.
• Klik op Opslaan.

De contactassociatie voor facturering instellen

Stel automatisch de factureringscontactpersoon in die je hebt toegewezen voor alle deals en offertes die worden geconverteerd naar facturen. Om de instelling te openen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Facturen.
• Schakel onder Factureringscontactassociatie het selectievakje Gebruik de factureringscontactassociatie van het bedrijf voor alle facturen in.
• Klik op Opslaan.

Aanpassing

In je account is een standaard voorinstelling ingesteld, die je kunt bewerken. Als je bent aangemeld bij HubSpot Payments of je Stripe-account hebt gekoppeld voor het verwerken van betalingen, kun je extra factuurpresets instellen en de informatie configureren die je verzamelt op basis van de presets.

Met aanpasbare voorinstellingen kun je verschillende factuurconfiguraties selecteren wanneer je een factuur maakt. Je kunt bijvoorbeeld een standaardfactuurvoorinstelling hebben die je primaire bedrijfsadres uit je account gebruikt, en vervolgens kun je een andere voorinstelling met een ander bedrijfsadres instellen.

Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd (bijvoorbeeld terugkerende facturen die worden aangemaakt op basis van abonnementen) gebruiken de Standaard voorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Een preset maken

Een preset maken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Aanpassing.
• Klik op Voorinstelling maken.

• Voer de naam van je voorinstelling in en klik op Maken.

De standaardinstelling of een aangepaste voorinstelling bijwerken

Je kunt je eigen voorinstelling of de standaardvoorinstelling in de factuurinstellingen bijwerken. Klik op hettabblad Voorbeeld om een live voorbeeld van je wijzigingen te bekijken.

Om de standaardinstelling of een aangepaste voorinstelling bij te werken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Aanpassingen.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Huidige weergave de voorinstelling die je wilt bewerken.
• Zorg ervoor dat het tabblad Inhoud is geselecteerd.

Let op: je kunt het adres van een standaardvoorinstelling niet bijwerken. Deze gebruikt je primaire bedrijfsadres dat is ingesteld in Account Defaults in je accountinstellingen. Als je een ander adres wilt gebruiken, maak dan een nieuwe voorinstelling.

• Je kunt maximaal vier aangepaste eigenschappenkiezen om weer te geven op facturen voor kopers. Klik op Standaard aangepaste velden instellen om in te stellen welke aangepaste eigenschappen zichtbaar zijn op de vooraf ingestelde factuur:

• • Klik in het rechterpaneel onder Standaard aangepaste velden bewerken op add Aangepast veld toevoegen.
    • Je kunt bestaande aangepaste factuureigenschappen in de lijst selecteren, zoeken naar de aangepaste eigenschap die je wilt gebruiken of klik op Nieuwe factuureigenschap maken om een nieuwe aangepaste factuureigenschap in te stellen.

• • • Om een extra veld toe te voegen, klik je op add Aangepast veld toevoegen en selecteer je een andere factuureigenschap. Je kunt maximaal vier aangepaste factuureigenschappen toevoegen.
    • Eenmaal toegevoegd kun je op het vervolgkeuzemenu klikken om een andere eigenschap te kiezen.
  • Er wordt een live voorbeeld weergegeven in het gedeelte Voorbeeld terwijl je eigenschappen toevoegt.
  • Als je een eigenschap wilt verwijderen, klik je op hetverwijderpictogram delete deletr e.
  • Als je klaar bent, klik je op Opslaan.

Let op: aangepaste eigenschappen worden niet toegevoegd aan terugkerende facturen die zijn gemaakt op basis van abonnementen.

• • Om gebruikers toe te staan de eigenschap te bewerken wanneer ze een factuur maken met deze voorinstelling, schakel je het selectievakje Gebruikers toestaan om standaard aangepaste velden te overschrijven in en klik je vervolgens linksonder op Opslaan.

• • Nieuwe facturen die worden aangemaakt nadat deze instelling is ingeschakeld, worden standaard met deze velden weergegeven. Als een eigenschap geen waarde bevat, wordt deze niet weergegeven op de factuur voor de koper.

Let op: als een aangepaste eigenschap wordt verwijderd, wordt het veld verwijderd uit conceptfacturen en toekomstige facturen die deze voorinstelling gebruiken. Facturen met deze voorinstelling die definitief zijn gemaakt voordat de eigenschap is verwijderd, bevatten nog steeds de aangepaste eigenschap.

• Het veld Standaard commentaar wordt onderaan facturen weergegeven. Het kan worden gebruikt om betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie voor de koper toe te voegen. Een standaardbericht toevoegen voor de geselecteerde voorinstelling:
  • Voer het standaardcommentaar in.
  • Gebruik de opmaakwerkbalk om de tekst op te maken, een koppeling toe te voegen of een knipsel te gebruiken.
  • Klik op Opslaan.
    
    

Let op: de standaardopmerking wordt weergegeven voor alle nieuwe facturen die worden aangemaakt na het bevestigen van deze instelling en zal bestaande facturen niet bijwerken, zelfs niet als deze momenteel in concept staan.

• Optioneel kun je maximaal drie fiscale ID's toevoegen in de kop van een factuur, samen met je bedrijfsgegevens. Als je een belasting-ID toevoegt aan je account, worden bestaande of opgestelde facturen die deze voorinstelling gebruiken niet bijgewerkt, maar alleen nieuwe facturen die deze voorinstelling gebruiken.
• Belasting ID's toevoegen aan de factuurvoorinstelling:
  • Klik onder Belasting-ID toevoegen aan facturen op Belasting-ID toevoegen.
  • Klik op het keuzemenu Type belasting-ID en selecteer een type.
  • Voer in het veld Belasting-ID-nummer je belasting-ID in.
  • Herhaal deze stappen als je een tweede of derde belasting-ID wilt toevoegen.
  • Klik op Opslaan.

• Schakel het selectievakje Inclusief factuurvaluta en BTW-vermelding uit om de valuta- en BTW-vermelding op facturen te verbergen.

• Schakel het selectievakje Toon factureringsperiode op facturen en e-mails van abonnementen uit om de factureringsperiode van een abonnement op facturen te verbergen.

Verwijderen van factuurvaluta en BTW-vermelding

• Facturen kunnen een melding bevatten dat alle kosten in de valuta van de factuur zijn en mogelijk onderworpen zijn aan omzetbelasting. Voor facturen in USD staat er bijvoorbeeld in het Engels All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

• Schakel het selectievakje Inclusief kennisgeving van factuurvaluta en omzetbelasting uit om de kennisgeving voor de factuurvoorinstelling uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.

Een preset hernoemen

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Aanpassingen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
• Klik op Acties en selecteer voorinstelling hernoemen.
• Voer de nieuwe naam van je voorinstelling in en klik op Opslaan.

Let op: de Default preset kan niet hernoemd worden.

Een preset verwijderen

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Aanpassingen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Huidige weergave en selecteer de voorinstelling.
• Klik op Acties en selecteer vervolgens Voorinstelling verwijderen.
• Klik op Voorinstelling verwijderen om te bevestigen.

Let op: de Default preset kan niet worden verwijderd.

Automatisering

Automatisch facturen maken voor betalingen op betaallinks en offertes of abonnementen

Kies of je automatisch facturen wilt genereren van eenmalige betalingen van offertes of betaallinks, of van betalingen van abonnementen. Deze instelling staat standaard aan.

Let op: facturen die automatisch worden gegenereerd, gebruiken de Standaard voorinstelling en kunnen niet worden ingesteld om een andere voorinstelling te gebruiken.

Automatische facturen uitschakelen voor betalingen op betaallinks en offertes, of betalingen op abonnementen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Automatisering.
• Schakel het selectievakje Eenmalige betalingen uit om het automatisch maken van facturen voor betalingen op betaallinks en offertes uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.
• Schakel het selectievakje Abonnementen uit om het automatisch aanmaken van facturen voor betalingen op abonnementen uit te schakelen en klik vervolgens op Opslaan.

Herinneringen sturen naar klanten om hun openstaande facturen te betalen

Met geautomatiseerde e-mailherinneringen kun je e-mailherinneringen instellen voor kopers met een openstaande factuur. Herinneringen kunnen zo worden ingesteld dat ze voor, op of na de vervaldatum worden verzonden.

Herinneringen per e-mail inschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Facturen.
• Klik op het tabblad Automatisering.
• Schakel de optie Herinneringen verzenden naar klanten om hun openstaande facturen te betalen in.
  • E-mails worden verzonden vanaf [email protected], tenzij een standaard vanaf-adres is ingesteld in de factuurinstellingen.
• Standaard bevat het herinneringsschema drie herinneringen (op de vervaldatum, zeven dagen na de vervaldatum en veertien dagen na de vervaldatum). U kunt de herinneringen bewerken:
  
  • Klik op het dropdownmenu en selecteer een optie.
  • Als u dagen na de vervaldatum of dagen voor de vervaldatum selecteert, voert u het aantal dagen in.

• Klik op + Herinnering toevoegen om een herinnering toe te voegen.
• Klik op delete verwijderen om een herinnering te verwijderen.
• Klik op het vak Verzendtijd herinnering en selecteer de tijd waarop de e-mail moet worden verzonden.
• Klik op Voorbeeld e-mail om te zien hoe de e-mail eruit zal zien wanneer deze wordt verzonden.
• Wanneer je je automatiseringsopties hebt ingesteld, klik je op Opslaan.

Volgende stappen

Nadat je de HubSpot factuurtool hebt ingesteld, leer je hoe je:

• Facturen maken, beheren en verzenden.
• Maak sequenties (alleen Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise) en factuurgebaseerde workflows ( alleen Professional en Enterprise ) om factuurprocessen te automatiseren.
• Maak aangepaste rapporten met de custom report builder van HubSpot(alleen Professional en Enterprise ).