Impostazione dello strumento Fatture di HubSpot

Con le fatture di HubSpot è possibile inviare fatture direttamente da HubSpot, tracciare i crediti e farsi pagare con l'elaborazione dei pagamenti Stripe o con i pagamenti HubSpot. Utilizzando le fatture, i vostri acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello dei link di pagamento e dei preventivi. Tuttavia, a differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture riportano le date di scadenza, i saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del vostro elaboratore del pagamento. Contengono anche i numeri di fattura, che potrebbero essere necessari ad alcuni acquirenti per richiedere il pagamento.

Checkout della fattura dell'acquirente	Record della fattura interna

Di seguito, vi spieghiamo come configurare l'avvio dello strumento per i pagamenti HubSpot con le fatture. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare una delle seguenti impostazioni abbia i permessi di Super amministratore.

Configurazione delle impostazioni generali della fattura

Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni di fatture:

• Impostare le autorizzazioni per le fatture: per controllare quali utenti di HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni per gli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando si aggiungono nuovi utenti
  
  

  Nota bene: gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 hanno i permessi di visualizzazione e modifica delle fatture per impostazione predefinita. Gli utenti creati dopo tale data non hanno i permessi di fattura per impostazione predefinita.

• Aggiungi un logo al tuo Kit del brand HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del brand HubSpot.
  • Le fatture non utilizzeranno i colori del Kit del brand.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà le fatture finalizzate esistenti, ma solo quelle attualmente in bozza e quelle create dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare quali metodi di pagamento le fatture accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni fattura durante la creazione.
• Entrare in contatto con HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al vostro account. Quando si crea una fattura, è possibile scegliere tra i domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Impostazione

Personalizzazione del prefisso e del numero iniziale della fattura

Per evitare che i numeri di fattura di HubSpot si sovrappongano a quelli del vostro sistema di account, le fatture di HubSpot hanno il prefisso INV e un numero iniziale di 1001 per impostazione predefinita. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempio INV-1002, tale numero non può essere modificato o riutilizzato.

Nota bene: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura, è necessario consultare il team di account per assicurarsi che funzioni con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale della fattura:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, nella scheda Impostazione, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiorna punto di partenza.

Attivare la possibilità di modificare le fatture aperte

Modificare le fatture che sono state finalizzate e che si trovano nello stato Aperto. Prima che gli utenti possano modificare le fatture, i Super amministratori devono attivare la possibilità di modificare le fatture aperte. Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in stato Bozza .

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti modifica fattura.
• Fare clic su Salva.

Attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate

Elimina le fatture finalizzate ma non pagate. Le fatture in bozza possono essere eliminate senza questa impostazione.

Prima che gli utenti possano cancellare le fatture finalizzate, i Super Amministratori devono attivare la possibilità di cancellare le fatture non pagate. La cancellazione delle fatture è definitiva e non può essere annullata.

Nota bene: i numeri delle fatture continueranno ad aumentare in sequenza a partire dall'ultima fattura creata (anche se questa o altre fatture sono state eliminate). Pertanto, l'eliminazione di una fattura può creare un vuoto permanente nella numerazione delle fatture. La numerazione può essere ripristinata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture a pagamento non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il team dell'account per assicurarsi che il sistema funzioni con i sistemi attuali.

Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Gestione fatture, selezionare la casella di controllo Consenti cancellazione fattura.
• Fare clic su Salva.

Impostare un indirizzo e-mail predefinito per l'invio delle fatture

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui verranno inviate le fatture. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.

• In Impostazioni e-mail, fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
• Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, selezionare la casella di controllo Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
• Fare clic su Salva.

Impostare l'associazione dei contatti per la fatturazione

Imposta automaticamente il contatto di fatturazione assegnato per tutte le trattative e i preventivi convertiti in fatture. Per accedere all'impostazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• In Associazione contatti fatture, selezionare la casella di controllo Usa l'associazione contatti fatture dell'azienda per tutte le fatture .
• Fare clic su Salva.

Personalizzazione

Nel vostro account è impostato un set di impostazioni predefinito, che può essere modificato. Se siete iscritti a Strumento per i pagamenti HubSpot o avete collegato il vostro account Stripe per l'elaborazione dei pagamenti, potete impostare ulteriori preset di fattura e configurare le informazioni raccolte in base ai preset.

Le preimpostazioni personalizzabili consentono di avere diverse configurazioni di fatture che si possono selezionare quando si crea una fattura. Ad esempio, si può avere un set di impostazioni predefinito per la fattura che utilizza l'indirizzo principale dell'azienda dal proprio account, e poi si può impostare un altro set di impostazioni con un indirizzo diverso dell'azienda.

Nota bene: le fatture generate automaticamente (ad esempio, le fatture ricorrenti create dagli abbonamenti) utilizzeranno la preimpostazione Predefinito e non potranno essere impostate su una preimpostazione diversa.

Creare un set di impostazioni

Per creare un set di impostazioni:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic su Crea impostazioni.

• Inserire il nome del set di impostazioni, quindi fare clic su Crea.

Aggiornare il set di impostazioni predefinito o personalizzato

È possibile aggiornare la propria preimpostazione o quella predefinita nelle impostazioni di Fattura. Fare clic sullascheda Anteprima in qualsiasi momento per visualizzare un'anteprima in tempo reale delle modifiche apportate.

Per aggiornare il set di impostazioni predefinito o personalizzato:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Nel menu a discesa Vista corrente, selezionare il set di impostazioni che si desidera modificare.
• Assicurarsi che sia selezionata la scheda Contenuto.

Nota bene: non è possibile aggiornare l'indirizzo di un set di impostazioni predefinito. Utilizzerà l'indirizzo principale dell'azienda impostato in Account Defaults nelle impostazioni dell'account. Se si desidera utilizzare un indirizzo diverso, creare un nuovo set di impostazioni.

• È possibile scegliere fino a quattro proprietà personalizzate da visualizzare sulle fatture per gli acquirenti. Per impostare quali proprietà personalizzate saranno visibili sul set di impostazioni della fattura, fare clic su Imposta campi personalizzati predefiniti:

• • Nel pannello di destra, in Modifica campi personalizzati predefiniti, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato.
    • È possibile selezionare dall'elenco le proprietà personalizzate della fattura esistenti, cercare la proprietà personalizzata che si desidera utilizzare oppure fare clic su Crea nuova proprietà della fattura per impostare una nuova proprietà personalizzata.

• • • Per aggiungere un altro campo, fare clic su add Aggiungi campo personalizzato e selezionare un'altra proprietà della fattura. È possibile aggiungere fino a quattro proprietà di fattura personalizzate.
    • Una volta aggiunte, è possibile fare clic sul menu a discesa per passare a una proprietà diversa.
  • Nella sezione Anteprima viene visualizzata un'anteprima dal vivo mentre si aggiungono le proprietà.
  • Per rimuovere una proprietà, fare clic sull'icona dieliminazione delete deletr e.
  • Al termine, fare clic su Salva.

Nota bene: le proprietà personalizzate non vengono aggiunte alle fatture ricorrenti create dagli abbonamenti.

• • Per consentire agli utenti di modificare la proprietà quando si crea una fattura con questo set di impostazioni, selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere i campi personalizzati predefiniti, quindi fare clic su Salva nell'angolo in basso a sinistra.

• • Le nuove fatture create dopo l'attivazione di questa impostazione mostreranno questi campi per impostazione predefinita. Se una proprietà non contiene un valore, non verrà visualizzata sulla fattura dell'acquirente.

Nota bene: se una proprietà personalizzata viene eliminata, il campo verrà rimosso dalle bozze e dalle fatture future che utilizzano questa preimpostazione. Le fatture che utilizzano questa preimpostazione e che sono state finalizzate prima della cancellazione conterranno ancora la proprietà personalizzata.

• Il campo Commenti predefiniti viene visualizzato in fondo alle fatture. Può essere utilizzato per aggiungere termini di pagamento, informazioni legali o altre informazioni importanti per l'acquirente. Per aggiungere un messaggio predefinito per il set di impostazioni selezionato:
  • Inserire il commento predefinito.
  • Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione per formattare il testo, aggiungere un link o utilizzare un frammento.
  • Fare clic su Salva.
    
    

Nota bene: il commento predefinito apparirà per tutte le nuove fatture create dopo la conferma di questa impostazione e non aggiornerà le fatture esistenti, anche se attualmente in bozza.

• Facoltativamente, è possibile aggiungere fino a tre codici fiscali nell'intestazione di una fattura insieme alle informazioni sulla propria azienda. L'aggiunta di un codice fiscale all'account non aggiornerà le fatture già finalizzate o in bozza che utilizzano questa preimpostazione, ma solo le fatture appena create che utilizzano questa preimpostazione.
• Per aggiungere gli ID fiscali al set di impostazioni della fattura:
  • In Fatture, fare clic su Aggiungi ID fiscale.
  • Fare clic sul menu a discesa Tipo di ID fiscale e selezionare un tipo.
  • Nel campo Numero ID fiscale, inserire l'ID fiscale.
  • Ripetere questi passaggi se è necessario aggiungere un secondo o un terzo codice fiscale.
  • Fare clic su Salva.

• Deselezionare la casella di controllo Includi avviso di valuta e imposta sulle vendite in fattura per nascondere l'avviso di valuta e imposta sulle vendite sulle fatture.

• Deselezionate la casella di controllo Mostra il periodo di fatturazione sulle fatture e sulle e-mail degli abbonamenti per nascondere il periodo di fatturazione di un abbonamento sulle fatture.

Rimuovere la valuta della fattura e l'avviso di imposta sulle vendite

• Le fatture possono includere un avviso che indica che tutte le tariffe sono nella valuta della fattura e possono essere soggette all'imposta sulle vendite. Ad esempio, per le fatture in USD, l'avviso in inglese recita Tutte le tariffe sono elencate in USD e sono soggette all'imposta sulle vendite (se applicabile).

• Per disattivare l'avviso per la preimpostazione della fattura, deselezionare la casella di controllo Includi valuta fattura e imposta sulle vendite, quindi fare clic su Salva.

Rinominare un set di impostazioni

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare il set di impostazioni.
• Fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina preimpostazione.
• Inserire il nuovo nome della preimpostazione e fare clic su Salva.

Nota: il set di impostazioni predefinito non può essere rinominato.

Eliminazione di un set di impostazioni

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione.
• Fare clic sul menu a discesa Vista corrente e selezionare il set di impostazioni.
• Fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina preimpostazione.
• Fare clic su Elimina preimpostazione per confermare.

Nota bene: il set di impostazioni predefinito non può essere cancellato.

Automazione

Creazione automatica di fatture per pagamenti su link di pagamento e preventivi o abbonamenti

Scegliere se generare automaticamente fatture da pagamenti una tantum di preventivi o link di pagamento, oppure da pagamenti di abbonamenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Nota bene: le fatture generate automaticamente utilizzeranno la preimpostazione predefinita e non potranno essere impostate per utilizzare una preimpostazione diversa.

Per disattivare le fatture automatiche per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, o per i pagamenti su abbonamenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Automazioni.
• Deselezionare la casella di controllo Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica di fatture per i pagamenti su link di pagamento e preventivi, quindi fare clic su Salva.
• Deselezionare la casella di controllo Abbonamenti per disattivare la creazione automatica di fatture per pagamenti su abbonamenti, quindi fare clic su Salva.

Inviare promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte

I promemoria automatici via e-mail consentono di impostare l'invio di promemoria via e-mail agli acquirenti che hanno una fattura aperta. I promemoria possono essere programmati per essere inviati prima, durante o dopo la data di scadenza.

Per attivare i promemoria e-mail:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Fare clic sulla scheda Automazioni.
• Attivare l'interruttore Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture aperte.
  • Le e-mail saranno inviate da [email protected], a meno che non sia stato impostato un indirizzo predefinito nelle impostazioni della fattura.
• Per impostazione predefinita, la pianificazione dei solleciti prevede tre solleciti (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
  
  • Fare clic sul menu a discesa e selezionare un'opzione.
  • Se si seleziona giorni dopo la data di scadenza o giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni.

• Fare clic su + Aggiungi promemoria per aggiungere un promemoria.
• Fare clic su delete per eliminare un promemoria.
• Fare clic sulla casella Ora di invio del promemoria e selezionare l'ora di invio dell'e-mail.
• Fare clic su Anteprima e-mail per vedere l'aspetto dell'e-mail una volta inviata.
• Una volta impostate le opzioni di automazione, fare clic su Salva.

Le prossime tappe

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, imparate come:

• Creare, gestire e inviare fatture.
• Creare sequenze (solo Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Creazione di rapporti personalizzati con il generatore di rapporti personalizzati di HubSpot(solo Professional ed Enterprise ).