Organiser, slet og eksporter egenskaber

For at bevare datakvaliteten i dit CRM er det vigtigt at holde dine egenskaber organiserede. Du kan inddele egenskaber i grupper eller arkivere og slette ubrugte egenskaber. Hvis du vil se oplysninger om egenskaber for flere objekter, kan du også eksportere alle egenskaber eller historiske data for en enkelt egenskab.

Hvis du vil oprette nye eller opdatere eksisterende egenskaber, skal du lære at oprette og redigere egenskaber. Hvis du vil opdatere et registers værdier for egenskaber, skal du lære at redigere en egenskabs værdi på et register eller i bulk.

Opret og rediger grupper af egenskaber

Egenskabsgrupper kan hjælpe dig med at identificere relaterede egenskaber i et objekt. Der er standardgrupper for egenskaber, men du kan også oprette brugerdefinerede grupper. Disse grupper vises kun i indstillingerne for egenskaber. Brug sidebjælker til registre for at gruppere egenskaber i et register.

For at oprette en ny eller redigere en eksisterende gruppe:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Egenskaber i menuen i venstre side.
3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt]-egenskaber for det objekt, hvis grupper du vil redigere.
4. Klik på fanen Grupper.

5. For at oprette en ny gruppe skal du klikke på Opret gruppe øverst til højre. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Rediger.

6. Indtast gruppens navn i dialogboksen, og klik på Gem.

7. Hvis du vil se egenskaberne i en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Vis egenskaber.

8. Hvis du vil slette en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Slet. Klik på Slet i dialogboksen for at bekræfte.

Tilføj egenskaber til en gruppe

Brugere skal have rettighedssættene Rediger egenskab for at kunne flytte egenskaber til en gruppe.

For at tilføje en individuel egenskab til en gruppe:

1. Hold musen over egenskaben, klik på rullemenuen Mere, og klik derefter på Flyt til gruppe.

2. Vælg en gruppe i rullemenuen i dialogboksen, og klik derefter på Gem.

For at tilføje flere egenskaber til den samme gruppe:

1. Marker afkrydsningsfelterne ud for egenskaberne.

2. Klik på + Tilføj til gruppe øverst i tabellen.
3. I dialogboksen skal du vælge en gruppe i rullemenuen og derefter klikke på Gem.

Egenskaber i arkivet

Brugere skal have rettigheden Rediger egenskabsindstillinger for at kunne arkivere egenskaber. Når egenskaber er arkiveret, gemmes de under fanen Arkiveret og slettes permanent efter 90 dage.

Arkiver egenskaber, der ikke er i brug på din HubSpot-konto

Du kan arkivere en egenskab, hvis den ikke bruges i nogen registre eller aktiver (f.eks. liste-, indeksside- eller rapportfiltre). Du kan også slette den permanent uden at arkivere den først.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Naviger til Egenskaber i menuen i venstre side.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter[objekt]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil arkivere.

4. Klik på rullemenuen Mere, og klik derefter på Arkiver.
5. Klik på Slet permanent eller Arkiver i højre panel. Læs mere om konsekvenserne, når du sletter en egenskab permanent.

Arkiver egenskaber, der er i brug på din HubSpot-konto

Du kan kun arkivere egenskaber, hvis de ikke bruges i aktiver eller værktøjer, der forhindrer arkivering (f.eks. i en liste, en formular eller en arbejdsgang).

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Naviger til Egenskaber i menuen i venstre side.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter[objekt]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil arkivere.

4. Hvisdu vil arkivere en enkelt egenskab, skal du holde markøren over egenskaben, klikke på rullemenuen Mere og derefter klikke på Arkiver.

5. I det højre panel skal du anmelde, hvor egenskaber bruges før arkivering:
   
   • Udfyldningsgrad for denne egenskab: procentdelen af registre, der har en værdi for egenskaben. Klik på Anmeldelse [registre] for at se registre med en værdi. Egenskaben kan arkiveres, selv om registrene har værdier.
   • Aktiver, der forhindrer arkivering: Værktøjer, såsom arbejdsgange eller egenskabskort, hvor egenskaben ikke kan arkiveres, før den er fjernet, hvis den bruges. Klik på Anmeldelse [aktiver] for at navigere til værktøjet for at se og opdatere, hvor egenskaben bruges.
     • Du kan f.eks. se, at en arbejdsgang forhindrer arkivering af en egenskab. Du navigerer til arbejdsgangen og ser, at der er en Edit record action, som bruger egenskaben. Du sletter handlingen, så egenskaben kan arkiveres.
   • Andre aktiver, der bruger denne egenskab: Yderligere værktøjer, hvor egenskaben bruges. Egenskaben kan arkiveres, hvis den bruges af aktiver i dette afsnit. Når egenskaben er arkiveret, fjernes den fra aktivet (f.eks. fjernes den som en kolonne i en sidevisning i indekset).

6. Klik på Arkiver egenskab for at bekræfte.
7. Hvis du vil arkivere flere egenskaber, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for egenskaberne og derefter klikke på Arkiver øverst i tabellen.
8. I dialogboksen:
   • Skriv antallet af egenskaber, der skal arkiveres.
   • Klik på Arkiver.

Genoprettelig sletning eller permanent sletning af arkiverede egenskaber

Brugere med rettighedssættene Rediger egenskab for et objekt kan gendanne de arkiverede egenskaber for det pågældende objekt. Brugere med Superadmin-rettigheder kan også slette tidligere arkiverede egenskaber permanent. Når du sletter en egenskab, ryddes eksisterende værdier fra registre. Det giver dig også mulighed for at genskabe den slettede egenskab med en anden konfiguration. Denne rydningsproces tager ca. 30 minutter.

Du har f.eks. oprettet en brugerdefineret tekstbaseret Egenskab for Konto-ID og ikke krævet unikke værdier. Du kan arkivere egenskaben og derefter slette den. Derefter kan du genskabe den med samme navn og felttype og kun kræve tal og unikke værdier.

Bemærk: Egenskaber, der er arkiveret for 90 eller flere dage siden, er blevet slettet og kan ikke genoprettes.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Naviger til Egenskaber i menuen i venstre side.

3. Klik på rullemenuen Vælg et objekt, og vælg derefter [objekt ]-egenskaber for det objekt, hvis egenskab du vil genoprette eller slette.

4. Klik på fanen Arkiveret.

5. Find de egenskaber, du vil genoprette eller slette permanent:

   • Klik på rullemenuen Filtrer efter, og vælg typen af egenskab.

   • Brug datofelterne til at filtrere egenskaberne ud fra, hvornår de blev arkiveret.

6. Marker afkrydsningsfelterne ud for de egenskaber, du vil gendanne eller slette permanent. Du kan vælge afkrydsningsfeltet øverst til venstre i tabellen for at vælge alle egenskaber på listen.

7. Klik på Genoprettelig sletning eller Sletning øverst i tabellen.

   • Hvis du sletter, skal du i dialogboksen skrive det antal egenskaber, du sletter, og derefter klikke på Slet for at bekræfte.

Eksporter alle egenskaber

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Egenskaber i menuen i venstre side.

3. Klik på Eksporter alle egenskaber øverst til højre.

4. I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen File format og vælge det format, du vil have til den eksporterede fil.

5. Klik på Eksporter. Når eksporten er behandlet, modtager du et downloadlink via e-mail og i dit meddelelsescenter. Hvis du ikke ser e-mailen, skal du sikre dig, at dine notifikationer er slået til.

Du kan også eksportere egenskabernes historik og bruge historiske data til at gendanne tidligere værdier.