Organisera, ta bort och exportera egenskaper

För att upprätthålla datakvaliteten i ditt CRM är det viktigt att hålla dina egenskaper organiserade. Du kan dela in egenskaper i grupper eller arkivera och ta bort oanvända egenskaper. Om du vill visa information om egenskaper för flera objekt kan du också exportera alla egenskaper eller historiska data för en enskild egenskap.

Om du vill skapa nya eller uppdatera befintliga egenskaper kan du läsa om hur du skapar och redigerar egenskaper. För vägledning om hur du uppdaterar ett registers värden för egenskaper, läs hur du redigerar ett värde för en egenskap på ett register eller i bulk.

Skapa och redigera grupper av egenskaper

Grupper av egenskaper kan hjälpa dig att identifiera relaterade egenskaper i ett objekt. Det finns standardgrupper för egenskaper, men du kan också skapa anpassade grupper. Dessa grupper används endast i inställningarna för egenskaper. Om du vill gruppera egenskaper i ett register använder du sidofält för register.

Skapa en ny eller redigera en befintlig grupp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan [objekt ] egenskaper för det objekt vars grupper du vill redigera.
4. Klicka på fliken Grupper.

5. Om du vill skapa en ny grupp klickar du på Skapa grupp uppe till höger. Om du vill redigera en befintlig grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar sedan på Redigera.

6. I dialogrutan anger du namnet på gruppen och klickar på Spara.

7. Om du vill visa egenskaperna i en grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar sedan på Visa egenskaper.

8. Om du vill ta bort en grupp håller du muspekaren över gruppen och klickar på Ta bort. I dialogrutan klickar du på Ta bort för att bekräfta.

Lägga till egenskaper i en grupp

Användare måste ha behörigheten Redigera inställningar för egenskaper för att kunna flytta egenskaper till en grupp.

För att lägga till en enskild egenskap i en grupp:

1. Håll muspekaren över egenskapen, klicka på rullgardinsmenyn Mer och klicka sedan på Flytta till grupp.

2. I dialogrutan väljer du en grupp i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Spara.

Om du vill lägga till flera egenskaper i samma grupp:

1. Markera kryssrutorna bredvid egenskaperna.

2. Klicka på + Lägg till i grupp längst upp i tabellen.
3. I dialogrutan väljer du en grupp i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Spara.

Egenskaper för arkiv

Användare måste ha behörigheten Redigera inställningar för egenskaper för att kunna arkivera egenskaper. När egenskaperna har arkiverats lagras de på fliken Arkiverat och raderas permanent efter 90 dagar.

Arkivera egenskaper som inte används inom ditt HubSpot-konto

Om en egenskap inte används i några register eller tillgångar i ditt HubSpot-konto kan du arkivera den. Du kan också permanent radera den utan att arkivera den först.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan[ objekt] egenskaper för det objekt vars egenskaper du vill arkivera.

4. Klicka på rullgardinsmenyn Mer och sedan på Arkivera.
5. Klicka på Ta bort permanent eller Arkivera i den högra panelen. Läs mer om vad som händer när du tar bort en egenskap permanent.

Arkivera egenskaper som används inom ditt HubSpot-konto

Du kan bara arkivera egenskaper om de inte används i tillgångar eller verktyg som förhindrar arkivering inom ditt HubSpot-konto (t.ex. i en lista, ett formulär eller ett arbetsflöde).

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan[objekt] egenskaper för det objekt vars egenskaper du vill arkivera.

4. Omdu vill arkivera en enskild egenskap håller du muspekarenöver egenskapen, klickar på rullgardinsmenyn Mer och sedan på Arkivera.

5. I den högra panelen kan du göra en granskning av var egenskaperna används före arkivering:
   
   • Fyllnadsgrad för den här egenskapen: procentandelen register som har ett värde för egenskapen. Klicka på Granskning [register] för att visa register med ett värde. Egenskapen kan arkiveras även om registren har värden.
   • Tillgångar som förhindrar arkivering: verktyg, t.ex. arbetsflöden eller egenskapskort, för vilka egenskapen inte kan arkiveras förrän den tas bort om den används. Klicka på Granskning [tillgångar] för att navigera till verktyget för att visa och uppdatera var egenskapen används.
     • Du ser till exempel att ett arbetsflöde förhindrar arkivering av en egenskap. Du navigerar till arbetsflödet och ser en Redigera registeråtgärd som använder egenskapen. Du tar bort åtgärden så att egenskapen kan arkiveras.
   • Andra tillgångar som använder den här egenskapen: ytterligare verktyg där egenskapen används. Egenskapen kan arkiveras om den används av tillgångar i det här avsnittet. När egenskapen har arkiverats tas den bort från tillgången (t.ex. tas den bort som kolumn i en sidvy för index).

6. Klicka på Arkivera egenskap för att bekräfta.
7. Om du vill arkivera flera egenskaper markerar du kryssrutorna bredvid egenskap erna och klickar sedan på Arkivera högst upp i tabellen.
8. I dialogrutan:
   • Skriv in antalet egenskaper som ska arkiveras.
   • Klicka på Arkivera.

Återställbar radering eller permanent radering av arkiverade egenskaper

Användare med behörighetsuppsättningen Redigera inställningar för egenskaper för ett objekt kan återställa objektets arkiverade egenskaper. Användare med Superadmin-behörighet kan också permanent radera tidigare arkiverade egenskaper. När du tar bort en egenskap rensas befintliga värden från register. Du kan också återskapa den borttagna egenskapen med en annan konfiguration. Denna rensningsprocess tar cirka trettio minuter.

Du har till exempel skapat en anpassad textbaserad egenskap för Konto ID och inte krävt unika värden. Du kan arkivera egenskapen och sedan ta bort den. Därefter kan du skapa den på nytt med samma namn och fälttyp och kräva endast siffror och unika värden.

Observera: Egenskaper som arkiverats för 90 dagar sedan eller mer har raderats och kan inte återställas.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och välj sedan [objekt] egenskaper för det objekt vars egenskap du vill återställa eller radera.

4. Klicka på fliken Arkiverad.

5. Leta reda på de egenskaper du vill återställa eller permanent radering:

   • Klicka på rullgardinsmenyn Filtrera efter och välj typ av egenskap.

   • Använd datumfälten för att filtrera egenskaperna baserat på när de arkiverades.

6. Markera kryssrutorna bredvid de egenskaper som du vill återställa eller permanent radera. Du kan markera kryssrutan längst upp till vänster i tabellen för att markera alla egenskaper i listan.

7. Klicka på Återställbar radering eller Radera högst upp i tabellen.

   • Om du raderar skriver du i dialogrutan det antal egenskaper som du ska radera och klickar sedan på Radera för att bekräfta.

Exportera alla egenskaper

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. Navigera till Egenskaper i menyn till vänster i sidofältet.

3. Klicka på Export all properties uppe till höger.

4. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer det format du vill ha för den fil som ska exporteras.

5. Klicka på Export. När exporten har behandlats får du en nedladdningslänk via e-post och i din meddelandecentral.

Du kan också exportera historik över egenskaper och använda historiska data för att återställa tidigare värden.