Eigenschaften organisieren, löschen und exportieren

Damit Sie qualitativ hochwertige Daten in Ihrem CRM-System verwalten können, ist es wichtig, Ihre Eigenschaften zu organisieren. Sie können Eigenschaften in Gruppen einteilen oder nicht verwendete Eigenschaften archivieren und löschen. Um Eigenschaftsinformationen für mehrere Objekte anzuzeigen, können Sie auch alle Eigenschaften oder Verlaufsdaten für eine einzelne Eigenschaft exportieren.

Wenn Sie neue Eigenschaften erstellen oder vorhandene Eigenschaften aktualisieren möchten, erfahren Sie, wie Sie unter Eigenschaften erstellen und bearbeiten. Eine Anleitung zum Aktualisieren der Eigenschaftswerte eines Datensatzes finden Sie unter . Bearbeiten Sie einen Eigenschaftswert in einem Datensatz oder . 

Eigenschaftsgruppen erstellen und bearbeiten

Eigenschaftsgruppen können Ihnen helfen, verwandte Eigenschaften innerhalb eines Objekts zu identifizieren. Es gibt Standardeigenschaftsgruppen, aber Sie können auch eigene Gruppen erstellen. Diese Gruppen werden nur innerhalb der Eigenschaftseinstellungen verwendet. Um Eigenschaften in einem Eintrag zu gruppieren, verwenden Sie Eintrag-Seitenleisten.

So erstellen oder bearbeiten Sie eine vorhandene Gruppe:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Gruppen Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Gruppen.

• Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf Gruppe erstellen. Um eine bestehende Gruppe zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

• Geben Sie im Dialogfeld den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf Speichern.

• Um die Eigenschaften einer Gruppe anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Eigenschaften anzeigen.

• Um eine Gruppe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Gruppe und klicken Sie dann auf Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Eigenschaften zu einer Gruppe hinzufügen

Benutzer müssen über Berechtigungen zum Bearbeiten von Eigenschaften-Einstellungen verfügen, um Eigenschaften in eine Gruppe zu verschieben. 

So fügen Sie eine einzelne Eigenschaft zu einer Gruppe hinzu:

• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie dann In Gruppe verschieben aus.

• Wählen Sie im Dialogfeld im Dropdown-Menü eine Gruppe aus und klicken Sie dann auf Speichern.

So fügen Sie mehrere Eigenschaften zur gleichen Gruppe hinzu:

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften

• Klicken Sie oben in der Tabelle auf + Zur Gruppe hinzufügen.
• Wählen Sie im Dialogfeld im Dropdown-Menü eine Gruppe aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Eigenschaften archivieren

Benutzer müssen über Berechtigungen zum Bearbeiten von Eigenschaften-Einstellungen verfügen, um Eigenschaften zu archivieren. Nach der Archivierung werden die Eigenschaften auf der Registerkarte Archiviert gespeichert und nach 90 Tagen endgültig gelöscht.

Archivieren Sie Eigenschaften, die in Ihrem HubSpot Account nicht verwendet werden

Wenn ein Eigenschaft nicht in Datensätzen oder Elementen in Ihrem HubSpot Account verwendet wird, können Sie ihn archivieren. Sie können ihn auch vollständig löschen, ohne ihn vorher zu archivieren.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaften Sie archivieren möchten.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und dann auf Archivieren.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf Unwiderruflich löschen oder Archivieren. Erfahren Sie mehr über die Auswirkungen , wenn Sie eine Eigenschaft vollständig vollständig löschen.

Archivieren Sie Eigenschaften, die in Ihrem HubSpot Account verwendet werden

Sie können Eigenschaften nur dann archivieren, wenn sie nicht in Elementen oder Tools verwendet werden, die die Archivierung innerhalb Ihres HubSpot-Accounts verhindern (z. B. in einer Liste, einem Formular oder einem Workflow).

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaften Sie archivieren möchten.

• Um eine einzelne Eigenschaft zu archivieren, bewegen Sie den Mauszeigerüber die Eigenschaft, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und klicken Sie dann auf Archivieren.

• Überprüfen Sie im rechten Bereich, wo Eigenschaften vor der Archivierung verwendet werden:
  
  • Füllrate für diese Eigenschaft: Der Prozentsatz der Datensätze, die über einen Wert für die Eigenschaft verfügen. Klicken Sie auf [Datensätze] überprüfen , um Datensätze mit einem Wert anzuzeigen. Die Eigenschaft kann auch dann archiviert werden, wenn Datensätze Werte haben.
  • Elemente, die die Archivierung verhindern: Tools, z. B. Workflows oder Eigenschaftenkarten, für die die Eigenschaft, wenn sie verwendet wird, erst archiviert werden kann, wenn sie entfernt wird. Klicken Sie auf [Elemente] überprüfen , um zum Tool zu navigieren und zu aktualisieren, wo die Eigenschaften verwendet werden.
    • Sie sehen beispielsweise, dass ein Workflow ein Archivieren von Eigenschaften verhindert. Sie navigieren zu dem Workflow und bemerken eine Aktion vom Typ Eintrag bearbeiten , die diese Eigenschaft verwendet. Sie löschen die Aktion, damit die Eigenschaft archiviert werden kann.
  • Andere Elemente, die diese Eigenschaft verwenden: zusätzliche Tools, in denen die Eigenschaft verwendet wird. Die Eigenschaft kann archiviert werden, wenn sie von Elementen in diesem Abschnitt verwendet wird. Nach der Archivierung wird die Eigenschaft aus der Ressource entfernt (z. B. als Spalte in einem Indexseitenaufruf).

• Klicken Sie zur Bestätigung auf Eigenschaft archivieren .
• Um mehrere Eigenschaften zu archivieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf Archivieren.
• Gehen Sie im Dialogfeld folgendermaßen vor:
  • Geben Sie die Anzahl der zu archivierenden Eigenschaften ein.
  • Klicken Sie auf Archivieren.

Archivierte Eigenschaften wiederherstellen oder dauerhaft löschen

Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Eigenschaften-Einstellungen für ein Objekt können die archivierten Eigenschaften dieses Objekts wiederherstellen. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können auch zuvor archivierte Eigenschaften vollständig löschen. Wenn Sie eine Eigenschaft löschen, werden vorhandene Werte aus den Datensätzen gelöscht. Außerdem können Sie die gelöschte Eigenschaft mit einer anderen Konfiguration wiederherstellen. Dieser Klärvorgang dauert etwa dreißig Minuten.

Sie haben z. B. eine benutzerdefinierte textbasierte Eigenschaft mit der Account-ID erstellt und keine eindeutigen Werte benötigt. Sie können die Eigenschaft archivieren und dann löschen. Als Nächstes können Sie es mit dem gleichen Namen und Feldtyp neu erstellen und nur Zahlen und eindeutige Werte verlangen.

Bitte beachten: Eigenschaften, die vor 90 oder mehr Tagen archiviert wurden, sind gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann die [Objekt]-Eigenschaften für das Objekt aus, dessen Eigenschaft Sie wiederherstellen oder löschen möchten.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Archiviert.

• Suchen Sie die Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten.

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filtern nach und wählen Sie den Typ der Eigenschaft aus.

  • Verwenden Sie die Datumsfelder, um die Eigenschaften anhand des Datums ihrer Archivierung zu filtern.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die Sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen möchten. Sie können das Kontrollkästchen oben links der Tabelle aktivieren, um alle Eigenschaften in der Liste auszuwählen.

• Klicken Sie oben in der Tabelle auf Wiederherstellen oder Löschen.

  • Wenn Sie löschen, geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der zu löschenden Eigenschaften ein und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Löschen .

Alle Eigenschaften exportieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.

• Klicken Sie oben rechts auf Alle Eigenschaften exportieren.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie das Format aus, in dem Sie die Datei exportieren möchten.

• Klicken Sie auf Exportieren. Sobald der Export verarbeitet ist, erhalten Sie einen Download-Link per E-Mail und in Ihrem Feed.

Sie können auch den Eigenschaftsverlauf exportieren und historische Daten verwenden, um frühere Werte wiederherzustellen.