Visualizzazione ed esportazione della cronologia delle attività dell'account in un registro attività centralizzato

I Super Amministratori con un abbonamento Enterprise possono utilizzare un registro di audit centralizzato e la scheda Analisi dati utente per risolvere i problemi e monitorare le azioni degli utenti. È inoltre possibile esportare i rapporti se è necessario condividere le informazioni con terze parti esterne o se è necessaria un'ulteriore analisi, e impostare notifiche per essere avvisati di determinati eventi. Qui di seguito troverete informazioni sui diversi tipi di attività dell'account e su cosa comprende un'esportazione.

Gli utenti di un account Starter o Professional possono visualizzare ed esportare registri di audit separati per i registri attività degli utenti, gli accessi dei dipendenti, le attività di sicurezza o le attività dei contenuti.

Prima di iniziare

Visualizzazione, filtraggio ed esportazione di un registro di audit centralizzato

Nel registro di audit centralizzato è possibile visualizzare le azioni degli utenti nel proprio account. Il registro registra solo le azioni degli utenti di HubSpot. Gli aggiornamenti delle proprietà non effettuati da un utente (ad esempio, l'invio di un form) non vengono visualizzati nel registro di audit. Per visualizzare, filtrare ed esportare un registro centralizzato delle attività dell'account nella pagina dei Registri di audit:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel pannello di sinistra, in Gestione account, fare clic su Registri di controllo.
• Nella scheda Evento sono presenti tre viste predefinite:
  • Tutti i registri: tutte le categorie di registri degli ultimi 30 giorni.
  • Cronologia accessi: tutti gli accessi effettuati negli ultimi 30 giorni.
  • Attività di sicurezza: tutte le attività di sicurezza degli ultimi 30 giorni.
• Per modificare i filtri in ciascuna scheda, fare clic su uno dei filtri sottostanti e selezionare le opzioni di filtraggio:
  
  • Categoria: filtrare in base al tipo di dati, ad esempio Approvazione, Contenuto, Flussi di lavoro e altro.
  • Sottocategoria: filtrare in base a una sottocategoria. Ad esempio, se si è selezionato Contenuto, è possibile filtrare in base alle sottocategorie di Contenuto , come Post blog, CTA e altro. Per utilizzare questo filtro, è necessario selezionare prima una Categoria .
  • Azione: filtrare per tipo di azione. Ad esempio, è possibile filtrare solo le azioni di cancellazione .
  • Modificato da: filtrare in base agli utenti o ai team che hanno eseguito le azioni.
  • Data: filtrare in base all'intervallo di date in cui si è verificata l'azione.
• Fare clic sul pulsante divisualizzazione undo Reimposta per ripristinare le modifiche.
• Fare clic sul pulsante duplicate Clona vista per clonare la vista.
• Fare clic sull'icona saveEditableView Salva per salvare la vista.

• Per gestire le viste, fare clic su il menu a discesa More e selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Rinomina: rinomina la vista.
  • Elimina: elimina la vista.
  • Gestisci condivisione: scegliere se mantenere la vista privata o condividerla con tutti.
  • Gestisci tutte le visualizzazioni: consente di gestire le visualizzazioni esistenti e di crearne di nuove.

• Fare clic su Esportazione di rapporti per esportare la vista corrente. Recensire l'esportazione nella finestra di dialogo e fare clic su Esportazione per confermare. Il rapporto verrà inviato via e-mail e sarà disponibile nelle notifiche.

• Per visualizzare ulteriori dettagli, fare clic su una riga qualsiasi della tabella. Nel pannello di destra, recensire quanto segue:
  • Nella scheda Dettagli è possibile visualizzare ulteriori metadati. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Visualizza altre informazioni per visualizzare la parte del CRM in cui si è verificata l'azione dell'utente
    

• • Da un'azione di Eliminazione, è possibile ripristinare gli oggetti della CRM eliminati:
    • Nel pannello di destra, fare clic su Ripristina [tipo di record].
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Ripristina. Un record può essere ripristinato solo entro 90 giorni dall'eliminazione.
      

• • Se l'utente ha eseguito un'azione di Esportazione, è possibile scaricare il file esportato. Nel pannello di destra, fare clic su Scarica il file esportato.

• • Nella scheda Commenti, scrivere un commento nella casella di testo. Per taggare un collega e inviargli una notifica, digitate @ seguito dal suo nome.
    • Fare clic su Rispondi sotto il commento per avviare un thread di commenti. Per abbandonare un thread di commenti, fare clic su Torna a tutti i commenti nella parte superiore del pannello.
    • Fare clic sulle ellissi ellipses del commento per modificare, eliminare o copiare un link al commento.
    • Fare clic sul segno di spunta success per risolvere un commento
      

• • • Per filtrare i commenti, fare clic sul menu a discesa Comments e selezionare Open comments, All comments o Resolved comments.

• Per esportare l'intero registro di audit o un registro di audit basato sui filtri selezionati, fare clic su Creazione di rapporti. Quindi, fare clic su Esportazione.

Visualizzare la scheda Analisi dati dell'utente

Per visualizzare le analisi degli utenti dalla pagina dei registri di controllo:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel pannello di sinistra, in Gestione dei dati, fare clic su Registri di controllo.
• In alto, fare clic sulla scheda Analizza.
• Nella scheda Analizza:
  • In alto, è possibile vedere una panoramica degli accessi totali giornalieri, delle cancellazioni totali giornaliere, delle esportazioni totali giornaliere e dei rapporti totali giornalieri. Fare clic su Visualizza dettagli per accedere a un registro di audit centralizzato per quell'azione specifica.

• • Sotto la panoramica, è possibile visualizzare i grafici dell'attività degli utenti per categoria, azione, trend di accesso e record CRM. È inoltre possibile filtrare ogni sezione facendo clic sui menu a discesa accanto a ciascuna opzione. Fare clic su Visualizza record filtrati per accedere a un record di controllo centralizzato per quell'azione specifica.

Impostazione delle notifiche per gli eventi del registro di audit

Ogni Super amministratore può impostare le notifiche dei registri di audit per il proprio account. Una volta attivate, riceverete notifiche via e-mail quando si verifica l'evento corrispondente. Per impostare le notifiche per gli eventi del registro di controllo:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel pannello di sinistra, in Gestione dei dati, fare clic su Registri di controllo.
• In alto, fare clic sulla scheda Notifiche.
• Impostare le notifiche:
  • Selezionare la casella di controllo Esportazioni multiple per ricevere una notifica quando viene registrato un numero elevato di esportazioni in un giorno.
  • Selezionare la casella di controllo Rimozione dell'autorizzazione di amministrazione per ricevere una notifica quando le autorizzazioni di amministrazione di un utente vengono rimosse.

Dati inclusi nel registro di audit centralizzato

Questo registro di audit centralizzato comprende i dati relativi alla creazione, alla cancellazione e all'aggiornamento delle seguenti azioni dell'utente:

• Approvazioni
• Attività di Contenuto
• Oggetti della CRM:
  
  • Post blog
  • Chiamate
  • Campagne

• • Aziende

• • Contatti
  • Definizione di Oggetto personalizzato

• • Trattative
  • Landing page
  • Campagne di marketing
  • Eventi di marketing

• • Manuali

• • Prodotti

• • Preventivi
  • Modelli di Preventivi
  • Pagina del sito
  • Canali social
  • Messaggi social

• • Task
  • Ticket
• Elenchi
• Tipo di abbonamento e-mail di marketing creato, modificato o archiviato.
  • Ciò include le modifiche al nome, alla descrizione, al Brand (se si dispone del componente aggiuntivo Branding) e alla lingua principale del tipo di abbonamento.

• Riunioni
• Pipeline
• Proprietà
• Valore della proprietà
• Form per la creazione di record
• Attività di sicurezza
• Valoredella proprietà sensibile
• Impostazioni
  • Attivazione o disattivazione dell'associazione automatica di aziende a contatti
  • Impostazioni dell'Assistente IA per i contenuti basati sull'IA o l'analisi dei clienti attivate o disattivate

• Squadre
• Flussi di lavoro